
1. iDeals

2. Citrix
2. Citrix

3. Datasite
3. Datasite

4. Intralinks
4. Intralinks

5. SmartRoom
5. SmartRoom

6. Brainloop
6. Brainloop

7. BlackBerry
7. BlackBerry

8. Firmex
8. Firmex

Virtuell datarumsteknik är ett oundvikligt inslag i alla affärstransaktioner. Företag av alla storlekar använder datarum som förvaringsutrymmen, kommunikationsplattformar och verktyg för strategiska beslut.
Ett väl utvalt elektroniskt datarum erbjuder oöverträffade nivåer av säkerhet, funktionalitet och mångsidighet. Avtalstillverkare har nu obegränsade alternativ för att utnyttja sofistikerade verktyg, fördesignade arbetsflöden och bearbeta alla transaktioner snabbare.
Den ökade bekvämligheten och tillgängligheten av virtuella datarum har resulterat i att det fysiska datarumskonceptet nästan är föråldrat i alla branscher.
Ett virtuellt datarum är en onlineplattform som kombinerar molnlagring med olika verktyg för högvärderade transaktioner. Ett digitalt datarum kan vara särskilt fördelaktigt för de processer som involverar stora volymer av dokumentation, eftersom det fungerar som ett avlägset företagsförvar.
Ett virtuellt datarum online kan också fungera som en samarbetsplattform för den dagliga verksamheten, styrelsehantering och alla projekt som kräver samtidiga bidrag från flera parter. Några av de vanligaste exemplen på virtuella datarumsapplikationer är M&A, corporate due diligence, portföljförvaltning och kapitalanskaffning.
Enligt vår forskning har datarum mycket att erbjuda små, medelstora och stora företag inom många sektorer. Baserat på de senaste uppgifterna finns det dock flera branscher som förlitar sig mest på programvara för virtuella datarum.
Nedan visas de vanligaste användningsfallen för virtuella datarum, i popularitetsordning.
Fusioner och förvärv är avgörande för tillväxt och utveckling av alla från små företag till stora företag. Dessutom förlitar sig många branscher, till exempel tekniska startups, enbart på att förvärvas som sin målexitstrategi eller en viktig milstolpe.
Den största utmaningen i alla M&A-transaktioner är grundlig due diligence. Avtalsdeltagare måste gå igenom enorma mängder dokument inom relativt snäva tidsramar.
Virtuella datarum hjälper till att skapa smidiga och utrustade miljöer för åtkomst till nödvändiga filer inom några sekunder, vilket gör det möjligt att fatta viktiga beslut snabbare. Boutiqueföretag och företag drar nytta av den universella tillgängligheten och automatiserade lösningar som erbjuds av moderna datarumslösningar.
Högprofilerade fonder och private equity-företag hanterar vanligtvis mycket konfidentiella uppgifter. Detta kräver ökad säkerhet och intern insyn. Virtuella datarum levererar många verktyg för alla processer från kapitalanskaffning till investeringsrådgivning genom att säkra användardata och ge tillgång till olika analyser.
Advokater och advokatbyråer måste följa strikta regler för att säkerställa legitimiteten i sin praxis. Samtidigt finns det många känsliga dokument och privata informationsbitar att ta hand om.
Detta innebär att den juridiska sektorn är en av de första att dra nytta av branschledande funktioner för virtuella datarum som kryptering, åtkomstkontroller och fjärrhämtning.
Som finansinstitut som främst arbetar på rådgivande basis kräver investeringsbanker mjukvarulösningar som kombinerar enkel kommunikation med datalagring med höga insatser. Investerarbanker använder datarum för att samla in information, utföra due diligence, presentera mål för potentiella köpare och hjälpa till med integration efter transaktionen.
Förutom avancerad säkerhet tillåter datarum också investeringsbanker att hålla sin verksamhet organiserad genom att förbättra anställdas ansvar och effektivisera rapporteringen.
Hälso- och sjukvård är en annan sektor som hanterar eskalerade mängder konfidentiella data, såsom patientinformation, forskningsresultat och mer. Ett misslyckande med att säkra dessa uppgifter kan leda till konkurrentspionage eller till och med en fullskalig rättegång.
Förutom att hjälpa sina användare att skydda känsliga filer, hjälper datarum till att navigera i komplexa, tidskrävande procedurer som licensiering. Genom att lagra all nödvändig dokumentation i ett centraliserat utrymme kan företag få de nödvändiga licenserna mycket snabbare.
En betydande del av den feedback vi fick i vår datarumsbranschforskning visade att det finns flera fler sektorer som använder virtuella datarum mer än tidigare. Nedan följer tre av de mest framstående exemplen.
Fastighetsbolag vänder sig till virtuella datarum för att hantera portföljer, kommunicera med potentiella investerare och övervaka långsiktiga projekt. Datarumsverktyg gör det möjligt för företag att ta ett välgrundat tillvägagångssätt för fastighetstransaktioner och förenkla dokumenthanteringen.
Förvarskapaciteten skapar ett lättnavigerat register över alla tidigare utvecklings- och finansiella transaktioner, vilket gör dokumentplatsen mycket smidigare under affärer med höga insatser.
Investerare använder virtuella datarum som en strategiplattform där de jämför möjligheter, begär de nödvändiga dokumenten och utför due diligence. Framgångsrika affärer kan sedan överföras till portföljdelen av datarummet.
Samtidigt kan startups tillämpa virtuella datarumslösningar för att marknadsföra sitt företag, organisera företagsutveckling och förbereda sig för förvärv, fusioner eller andra stora övergångar.
Vid ansökan om det första offentliga erbjudandet måste organisationer samla in ett omfattande antal dokument för att arkivera. Många av sådana filer är mycket konfidentiella och kräver en extra säkerhetsnivå. Dessutom kräver IPO-processen ofta en tredjepartskonsult, vilket gör samarbetsfunktioner för datarum absolut nödvändiga.
Oöverträffade nivåer av säkerhet för konfidentiella dokument
Enkel dokumentorganisation och distribution
Centraliserad arbetsyta med transparenta arbetsflöden och förbättrad ansvarsskyldighet
Kostnadseffektivt jämfört med traditionella datarum
Funktionella lösningar för samarbete och beslutsfattande på distans
Snabbare affärshantering, från due diligence till integration
Att investera i ett datarum säkrar företagets image som pålitlig och framåtblickande
Mångsidig tillgänglighet till data och människor
Obegränsade möjligheter för alla projekttyper
Datalokaler kräver vanligtvis inte ytterligare hårdvara eller plugins
Alternativ att utnyttja från leverantörens expertis och rådgivning
Förbättrad kommunikation med inbyggda chattar, frågor och svar, videosamtal etc.
Datasäkerhet är det största problemet för alla moderna företag. Kravet på ständigt uppdaterande, vattentäta skydd uppmanar företag att lita på sina konfidentiella data i virtuella datarum. Avancerad datarumsprogramvara säkerställer att användarnas filer inte äventyras på flera nivåer.
Välrenommerade leverantörer av datarum säkerställer att deras produkt följer branschspecifika säkerhetsstandarder. Det bästa sättet att ange om en leverantör tar säkerhet på allvar är att leta efter certifieringar som ISO 27001, HIPAA och SOC 2.
Nästa nivå av dataskydd är att kontrollera vem som kan komma åt den och hur de har behörighet att interagera med den. Säker fildelning i virtuella datarum säkerställs genom tilldelning av specifika privilegier baserat på varje användares roll.
Denna kategori av säkerhetsåtgärder hjälper till att skydda känsliga data, övervaka alla interaktioner och förhindra interna läckagehot.
Förutom att se till att konfidentiella data endast kan nås av vissa användare kan administratörer tilldela ytterligare skyddslager. Några exempel på dokumentsäkerhet är skrivskyddade behörigheter, NDA-popup-fönster och detaljerade aktivitetsspår.
Utöver filskyddet möjliggör virtuella datarum säkert informationsutbyte genom att skapa en säker miljö för alla typer av kommunikation. Till exempel kan användare välja att bilda grupper och diskutera vissa frågor privat medan alla deras interaktioner är krypterade.
Ett pålitligt datarum är en säker plattform som gör det möjligt för användare att lagra och hantera sina känsliga dokument med tillförsikt. Den viktigaste aspekten är att välja en leverantör som levererar den nödvändiga säkerhetsfunktionsuppsättningen och efterlevnadsnivån.
Virtuella datarum erbjuder sina användare ett obegränsat antal funktioner. Det finns dock flera viktiga funktioner som ger mest värde, som beskrivs nedan.
Virtuella datalokaler gör det möjligt för användare att enkelt komma åt dokument från vilken enhet eller plats som helst. Digitalt utrymme eliminerar behovet av att lagra fysiska kopior, vilket minskar kostnaderna och ansträngningen för att hålla ett traditionellt arkiv. Ytterligare funktioner som förbättrar användarnas dokumenthanteringsupplevelse är:
Ett väl utformat datarum kommer att ha flera åtkomstnivåer som avgör vilka typer av data varje användare kan hämta och vilka åtgärder de kan vidta. Andra funktioner som hjälper till att hantera användare är:
Användare av virtuella datarum kommer från alla möjliga tekniska bakgrunder, vilket innebär att programvaran måste vara tillräckligt enkel för att alla ska kunna använda den effektivt. Två huvudsakliga aspekter av avancerad användbarhet är ett intuitivt gränssnitt och mångsidig distribution, som inkluderar kompatibilitet med alla operativsystem, inklusive Windows, Linux och macOS.
Andra funktioner som höjer användarupplevelsen inkluderar:
Aktivitetsspårning och rapportering gör det möjligt att undersöka det exakta antalet användare som interagerade med specifika dokument, utvärdera deras engagemang och omdirigera arbetsflödet om det behövs. Följande rapport innehåller de funktioner som beslutsfattare önskar mest:
Virtuella datarum möjliggör flera nivåer av effektiv fjärrkommunikation. Med rätt teknik kan användare diskutera affärer via chattar, samtal, e-post och mer. Typiska funktioner som förbättrar kommunikationen mellan datarum är:
Ett effektivt kundsupportteam är avgörande för en framgångsrik datarumsupplevelse. Det bästa sättet att utvärdera supportkvaliteten är att begära en gratis demo eller registrera sig under en provperiod och leta efter funktioner som:
Kombinationen av alla ovanstående instrument kommer att skapa en solid grund för en produktiv virtuell datarumsupplevelse.
När den lämpliga leverantören har valts är det enda som återstår, att ställa in det virtuella datarummet för den kommande transaktionen. Detta kan göras i tre steg.
Att lista alla potentiella användare och dela upp dem i grupper efter antingen roll i företaget alternativt bidrag till projektet kommer att påskynda inbjudningsprocessen avsevärt.
När du tilldelar behörigheter är det viktigt att kombinera säkerhet och bekvämlighet. Detta innebär att ställa in åtkomstvillkor baserat på varje användares ansvar i projektet.
Det sista steget är att fylla det virtuella datarummet med innehåll. Att skapa en mappstruktur först och sedan överföra dokument i bulk är det enklaste sättet att göra detta.
Att besluta om det bästa virtuella datarummet kan vara utmanande, särskilt om du är nybörjare i branschen och aldrig har hanterat virtuella datarum tidigare.
Det finns många VDR-leverantörer på marknaden, som var och en av dem har vissa fördelar och nackdelar.
Hur väljer du det bästa datarummet för dina behov? Naturligtvis bör du välja beroende på dina affärsbehov.
Bestäm först vilka mål du har och vilka resultat du vill uppnå.
För det andra, jämför virtuella datarum på webben med tanke på sådana kriterier som expertis, prismodell, säkerhetsåtgärder, lagringskapacitet etc.
Att använda jämförelsetabellen för datarum som vi gjorde ovan kan avsevärt spara tid på undersökningen. Där har du redan de 10 bästa leverantörerna som är branschledande. Lita bara på betyg, recension och kommentarer från varje leverantör och bestäm vilken som är bäst för dig.
Ändå finns det ett alternativ: att göra en jämförelse av virtuella datarum på egen hand.
Vad ska du tänka på om du väljer det här alternativet? För en större översikt rekommenderar vi att du uppmärksammar dessa kriterier när du granskar virtuella datarum:
Låt oss nu diskutera var och en av punkterna mer detaljerat och, för illustration, jämföra tre av de bästa datarummen – iDeals, Citrix och Datasite.
Som regel hyllas pålitliga VDR-leverantörer av sina kunder.
Således, om du letar efter de bästa virtuella datarummen, sök efter vilka kunders feedback de får.
För detta, övervaka sådana populära granskarplattformar som Capterra och G2. Tänk på det övergripande betyget, hur många recensioner en viss leverantör får och om feedbacken är positiv eller negativ.
När det gäller de leverantörer vi granskade är det här vad vi kom fram till:
Användargränssnittet för din framtida VDR-programvara är viktigare än du tror.
Det måste vara lätt att navigera i det virtuella datarummet, oavsett din tekniska bakgrund. Och det handlar inte bara om designen. Hur all information presenteras, hur alla mappar är organiserade och om det finns några automatiska organisationsalternativ spelar också roll.
Detta är vad användarna säger om användbarheten av iDeals, Citrix och Datasite:
Ditt första mål med att använda ett virtuellt datarum är förmodligen att dela konfidentiella filer med flera parter.
Uppenbarligen kommer det att vara viktigt för dig att kontrollera behörigheterna som var och en av de virtuella datarumsanvändarna har.
De bästa datarummen erbjuder sådana grundläggande funktioner som multifaktorautentisering, detaljerade användarbehörigheter och mer.
Säkerheten för din känsliga dokumentation är det första du förväntar dig att en VDR-leverantör ska förse dig med.
Alla virtuella datarumsföretag säkerställer din dokumentsäkerhet med hjälp av olika funktioner. De vanligaste är dynamisk vattenmärkning, redigering och mer.
Vi har noggrant undersökt vad våra topp-3 VDR-leverantörer har att erbjuda, och här är våra observationer:
Genom att ladda upp stora mängder data måste du och andra användare enkelt kunna navigera och hantera alla dessa filer.
Hur ska du jämföra virtuella datarum när det gäller datahanteringsfunktioner? Naturligtvis beror utbudet av funktioner du kan förvänta dig av en viss leverantör huvudsakligen på storleken på ditt företag. Om du till exempel har en startupföretag kommer volymen av din dokumentation att vara betydligt lägre än vad ett mer etablerat företag skulle ha. Således behöver du inte många datahanteringsverktyg.
Vi har noggrant undersökt hur iDeals, Citrix och Datasite erbjuder att hantera dokumentationen som deras kunder laddar upp till datarummet.
Möjligheten att spåra all aktivitet i ditt virtuella datarum under projektet ökar dess effektivitet kraftigt.
Sök efter vilka analyser och rapporter som innehåller en viss leverantör erbjuder och bestäm beroende på hur dessa tjänster passar ditt företags behov.
När det är svårt att fatta beslut, var uppmärksam på vad som gör att varje leverantör av virtuella datarum sticker ut bland de andra. Som regel har varje VDR-programvara vissa unika funktioner som inte erbjuds av andra leverantörer.
Efter en grundlig jämförelse av virtuella datarum har vi fått reda på följande om iDeals, Citrix och Datasite.
När du söker efter det bästa virtuella datarummet är det också viktigt att överväga kvaliteten på kundsupporten som en viss programvara ger.
Var uppmärksam på vilka kontaktvägar som erbjuds, hur snabbt du får svaret och hur kunnigt teamet är.
Naturligtvis är priset en av de viktigaste faktorerna som kan påverka ditt beslut.
Prismodellerna för moderna leverantörer av virtuella datarum är helt olika, så du bör fokusera på dina behov och se till att pris och kvalitetsförhållande är motiverat.
Det här är vad vi fick reda på om iDeals, Citrix och Datasite-prissättning.
Med tanke på den detaljerade jämförelsen av iDeals, Citrix och Datasite ovan ser du att varje leverantör har sina fördelar och nackdelar.
När du väljer ett virtuellt datarum, fokusera främst på dina affärsbehov och var uppmärksam på de faktorer vi har förlitat oss på när vi jämför dessa tre leverantörer.
1. iDeals Virtual Data Room |
En smidig VDR-tjänst som kan tillgodose alla företagens behov i alla branscher |
Visa profil |
2. Citrix Sharefile |
Säkerhetssystem på flera nivåer, pålitlig och intuitiv service |
Visa profil |
3. Datasite |
Fokuserar på stora företag, har ett mycket intuitivt gränssnitt |
Visa profil |
4. Intralinks Dealspace |
Fungerar snabbt med enorma volymer information |
Visa profil |
5. SmartRoom VDR |
En praktisk och funktionell datarumslösning. |
Visa profil |
6. Brainloop Secure Dataroom |
Huvudfokus: tillhandahålla en miljö för säkert informationsutbyte |
Visa profil |
7. BlackBerry Workspaces |
Mobilvänligt innehåll och fildelningsfunktioner med olika system för innehållshantering |
Visa profil |
8. Firmex |
Pålitlig och intuitiv service |
Visa profil |
9. Box Virtual Data Room |
Full anpassning, enkel installation, åtkomstens utgång och detaljerade spårningsmöjligheter |
Visa profil |