De bästa leverantörerna av virtuella datarum

Virtuell datarumsteknik är ett oundvikligt inslag i alla affärstransaktioner. Företag av alla storlekar använder datarum som förvaringsutrymmen, kommunikationsplattformar och verktyg för strategiska beslut. 

Ett väl utvalt elektroniskt datarum erbjuder oöverträffade nivåer av säkerhet, funktionalitet och mångsidighet. Avtalstillverkare har nu obegränsade alternativ för att utnyttja sofistikerade verktyg, fördesignade arbetsflöden och bearbeta alla transaktioner snabbare.

Den ökade bekvämligheten och tillgängligheten av virtuella datarum har resulterat i att det fysiska datarumskonceptet nästan är föråldrat i alla branscher. 

Vad är ett virtuellt datarum?

Ett virtuellt datarum är en onlineplattform som kombinerar molnlagring med olika verktyg för högvärderade transaktioner. Ett digitalt datarum kan vara särskilt fördelaktigt för de processer som involverar stora volymer av dokumentation, eftersom det fungerar som ett avlägset företagsförvar.

Ett virtuellt datarum online kan också fungera som en samarbetsplattform för den dagliga verksamheten, styrelsehantering och alla projekt som kräver samtidiga bidrag från flera parter. Några av de vanligaste exemplen på virtuella datarumsapplikationer är M&A, corporate due diligence, portföljförvaltning och kapitalanskaffning. 

Vilka är de mest populära användningsfallen för virtuella datarum? 

Enligt vår forskning har datarum mycket att erbjuda små, medelstora och stora företag inom många sektorer. Baserat på de senaste uppgifterna finns det dock flera branscher som förlitar sig mest på programvara för virtuella datarum.

Nedan visas de vanligaste användningsfallen för virtuella datarum, i popularitetsordning. 

M&A och due diligence

Fusioner och förvärv är avgörande för tillväxt och utveckling av alla från små företag till stora företag. Dessutom förlitar sig många branscher, till exempel tekniska startups, enbart på att förvärvas som sin målexitstrategi eller en viktig milstolpe. 

Den största utmaningen i alla M&A-transaktioner är grundlig due diligence. Avtalsdeltagare måste gå igenom enorma mängder dokument inom relativt snäva tidsramar.

Virtuella datarum hjälper till att skapa smidiga och utrustade miljöer för åtkomst till nödvändiga filer inom några sekunder, vilket gör det möjligt att fatta viktiga beslut snabbare. Boutiqueföretag och företag drar nytta av den universella tillgängligheten och automatiserade lösningar som erbjuds av moderna datarumslösningar.

Fonder och private equity

Högprofilerade fonder och private equity-företag hanterar vanligtvis mycket konfidentiella uppgifter. Detta kräver ökad säkerhet och intern insyn. Virtuella datarum levererar många verktyg för alla processer från kapitalanskaffning till investeringsrådgivning genom att säkra användardata och ge tillgång till olika analyser. 

Juridik

Advokater och advokatbyråer måste följa strikta regler för att säkerställa legitimiteten i sin praxis. Samtidigt finns det många känsliga dokument och privata informationsbitar att ta hand om. 

Detta innebär att den juridiska sektorn är en av de första att dra nytta av branschledande funktioner för virtuella datarum som kryptering, åtkomstkontroller och fjärrhämtning. 

Investeringsbanker

Som finansinstitut som främst arbetar på rådgivande basis kräver investeringsbanker mjukvarulösningar som kombinerar enkel kommunikation med datalagring med höga insatser. Investerarbanker använder datarum för att samla in information, utföra due diligence, presentera mål för potentiella köpare och hjälpa till med integration efter transaktionen. 

Förutom avancerad säkerhet tillåter datarum också investeringsbanker att hålla sin verksamhet organiserad genom att förbättra anställdas ansvar och effektivisera rapporteringen.

Bioteknik- och läkemedelsindustrin

Hälso- och sjukvård är en annan sektor som hanterar eskalerade mängder konfidentiella data, såsom patientinformation, forskningsresultat och mer. Ett misslyckande med att säkra dessa uppgifter kan leda till konkurrentspionage eller till och med en fullskalig rättegång. 

Förutom att hjälpa sina användare att skydda känsliga filer, hjälper datarum till att navigera i komplexa, tidskrävande procedurer som licensiering. Genom att lagra all nödvändig dokumentation i ett centraliserat utrymme kan företag få de nödvändiga licenserna mycket snabbare. 

1. iDeals
4.8
2. Citrix
4.6
3. Datasite
4.3
4. Intralinks
4.2
5. SmartRoom
4.1
6. Brainloop
3.9
7. BlackBerry
3.7
8. Firmex
3.5
9. Box
3.4

Vilka andra branscher använder virtuella datarum?

En betydande del av den feedback vi fick i vår datarumsbranschforskning visade att det finns flera fler sektorer som använder virtuella datarum mer än tidigare. Nedan följer tre av de mest framstående exemplen. 

Fastighet

Fastighetsbolag vänder sig till virtuella datarum för att hantera portföljer, kommunicera med potentiella investerare och övervaka långsiktiga projekt. Datarumsverktyg gör det möjligt för företag att ta ett välgrundat tillvägagångssätt för fastighetstransaktioner och förenkla dokumenthanteringen. 

Förvarskapaciteten skapar ett lättnavigerat register över alla tidigare utvecklings- och finansiella transaktioner, vilket gör dokumentplatsen mycket smidigare under affärer med höga insatser. 

Startup investeringar

Investerare använder virtuella datarum som en strategiplattform där de jämför möjligheter, begär de nödvändiga dokumenten och utför due diligence. Framgångsrika affärer kan sedan överföras till portföljdelen av datarummet. 

Samtidigt kan startups tillämpa virtuella datarumslösningar för att marknadsföra sitt företag, organisera företagsutveckling och förbereda sig för förvärv, fusioner eller andra stora övergångar. 

IPO

Vid ansökan om det första offentliga erbjudandet måste organisationer samla in ett omfattande antal dokument för att arkivera. Många av sådana filer är mycket konfidentiella och kräver en extra säkerhetsnivå. Dessutom kräver IPO-processen ofta en tredjepartskonsult, vilket gör samarbetsfunktioner för datarum absolut nödvändiga.

12 skäl till varför företag väljer virtuella datarum

1

Oöverträffade nivåer av säkerhet för konfidentiella dokument

2

Enkel dokumentorganisation och distribution

3

Centraliserad arbetsyta med transparenta arbetsflöden och förbättrad ansvarsskyldighet

4

Kostnadseffektivt jämfört med traditionella datarum

5

Funktionella lösningar för samarbete och beslutsfattande på distans

6

Snabbare affärshantering, från due diligence till integration

7

Att investera i ett datarum säkrar företagets image som pålitlig och framåtblickande

8

Mångsidig tillgänglighet till data och människor

9

Obegränsade möjligheter för alla projekttyper

10

Datalokaler kräver vanligtvis inte ytterligare hårdvara eller plugins

11

Alternativ att utnyttja från leverantörens expertis och rådgivning

12

Förbättrad kommunikation med inbyggda chattar, frågor och svar, videosamtal etc.

Vilka är de viktigaste säkerhetsfunktionerna i virtuella datarum?

Datasäkerhet är det största problemet för alla moderna företag. Kravet på ständigt uppdaterande, vattentäta skydd uppmanar företag att lita på sina konfidentiella data i virtuella datarum. Avancerad datarumsprogramvara säkerställer att användarnas filer inte äventyras på flera nivåer. 

virtuella datarum

Säkerhetscertifieringar 

Välrenommerade leverantörer av datarum säkerställer att deras produkt följer branschspecifika säkerhetsstandarder. Det bästa sättet att ange om en leverantör tar säkerhet på allvar är att leta efter certifieringar som ISO 27001, HIPAA och SOC 2.

Åtkomst till säkerhet

Nästa nivå av dataskydd är att kontrollera vem som kan komma åt den och hur de har behörighet att interagera med den. Säker fildelning i virtuella datarum säkerställs genom tilldelning av specifika privilegier baserat på varje användares roll.  

Denna kategori av säkerhetsåtgärder hjälper till att skydda känsliga data, övervaka alla interaktioner och förhindra interna läckagehot. 

Dokumentsäkerhet

Förutom att se till att konfidentiella data endast kan nås av vissa användare kan administratörer tilldela ytterligare skyddslager. Några exempel på dokumentsäkerhet är skrivskyddade behörigheter, NDA-popup-fönster och detaljerade aktivitetsspår. 

Kommunikationssäkerhet

Utöver filskyddet möjliggör virtuella datarum säkert informationsutbyte genom att skapa en säker miljö för alla typer av kommunikation. Till exempel kan användare välja att bilda grupper och diskutera vissa frågor privat medan alla deras interaktioner är krypterade.

Ett pålitligt datarum är en säker plattform som gör det möjligt för användare att lagra och hantera sina känsliga dokument med tillförsikt. Den viktigaste aspekten är att välja en leverantör som levererar den nödvändiga säkerhetsfunktionsuppsättningen och efterlevnadsnivån.

Vilka funktioner och funktioner erbjuder virtuella datarum? 

Virtuella datarum erbjuder sina användare ett obegränsat antal funktioner. Det finns dock flera viktiga funktioner som ger mest värde, som beskrivs nedan.

Funktioner för dokumenthantering

Virtuella datalokaler gör det möjligt för användare att enkelt komma åt dokument från vilken enhet eller plats som helst. Digitalt utrymme eliminerar behovet av att lagra fysiska kopior, vilket minskar kostnaderna och ansträngningen för att hålla ett traditionellt arkiv. Ytterligare funktioner som förbättrar användarnas dokumenthanteringsupplevelse är:

Hantering av användare

Ett väl utformat datarum kommer att ha flera åtkomstnivåer som avgör vilka typer av data varje användare kan hämta och vilka åtgärder de kan vidta. Andra funktioner som hjälper till att hantera användare är:

Användarvänlighet

Användare av virtuella datarum kommer från alla möjliga tekniska bakgrunder, vilket innebär att programvaran måste vara tillräckligt enkel för att alla ska kunna använda den effektivt. Två huvudsakliga aspekter av avancerad användbarhet är ett intuitivt gränssnitt och mångsidig distribution, som inkluderar kompatibilitet med alla operativsystem, inklusive Windows, Linux och macOS.

Andra funktioner som höjer användarupplevelsen inkluderar:

Rapporteringsfunktion

Aktivitetsspårning och rapportering gör det möjligt att undersöka det exakta antalet användare som interagerade med specifika dokument, utvärdera deras engagemang och omdirigera arbetsflödet om det behövs. Följande rapport innehåller de funktioner som beslutsfattare önskar mest:

Kommunikationsfunktioner

Virtuella datarum möjliggör flera nivåer av effektiv fjärrkommunikation. Med rätt teknik kan användare diskutera affärer via chattar, samtal, e-post och mer. Typiska funktioner som förbättrar kommunikationen mellan datarum är:

Kundsupport

Ett effektivt kundsupportteam är avgörande för en framgångsrik datarumsupplevelse. Det bästa sättet att utvärdera supportkvaliteten är att begära en gratis demo eller registrera sig under en provperiod och leta efter funktioner som:

Kombinationen av alla ovanstående instrument kommer att skapa en solid grund för en produktiv virtuell datarumsupplevelse.

Hur man ställer in ett virtuellt datarum i tre snabba steg

När den lämpliga leverantören har valts är det enda som återstår, att ställa in det virtuella datarummet för den kommande transaktionen. Detta kan göras i tre steg.

Skapa grupper och bjud in användarna

Att lista alla potentiella användare och dela upp dem i grupper efter antingen roll i företaget alternativt bidrag till projektet kommer att påskynda inbjudningsprocessen avsevärt.

Ange behörigheter

När du tilldelar behörigheter är det viktigt att kombinera säkerhet och bekvämlighet. Detta innebär att ställa in åtkomstvillkor baserat på varje användares ansvar i projektet.

Lägga till dokument och filer

Det sista steget är att fylla det virtuella datarummet med innehåll. Att skapa en mappstruktur först och sedan överföra dokument i bulk är det enklaste sättet att göra detta.

Jämförelser av virtuella datarum: hur man väljer ett virtuellt datarum

Att besluta om det bästa virtuella datarummet kan vara utmanande, särskilt om du är nybörjare i branschen och aldrig har hanterat virtuella datarum tidigare. 

Det finns många VDR-leverantörer på marknaden, som var och en av dem har vissa fördelar och nackdelar. 


Hur väljer du det bästa datarummet för dina behov? Naturligtvis bör du välja beroende på dina affärsbehov. 

Bestäm först vilka mål du har och vilka resultat du vill uppnå. 

För det andra, jämför virtuella datarum på webben med tanke på sådana kriterier som expertis, prismodell, säkerhetsåtgärder, lagringskapacitet etc. 

Vad ska man vara uppmärksam på under jämförelsen av datarum?

Att använda jämförelsetabellen för datarum som vi gjorde ovan kan avsevärt spara tid på undersökningen. Där har du redan de 10 bästa leverantörerna som är branschledande. Lita bara på betyg, recension och kommentarer från varje leverantör och bestäm vilken som är bäst för dig.

Ändå finns det ett alternativ: att göra en jämförelse av virtuella datarum på egen hand. 

Vad ska du tänka på om du väljer det här alternativet? För en större översikt rekommenderar vi att du uppmärksammar dessa kriterier när du granskar virtuella datarum:

Låt oss nu diskutera var och en av punkterna mer detaljerat och, för illustration, jämföra tre av de bästa datarummen – iDeals, Citrix och Datasite.

Jämförelse av datarum

Med tanke på den detaljerade jämförelsen av iDeals, Citrix och Datasite ovan ser du att varje leverantör har sina fördelar och nackdelar. 

När du väljer ett virtuellt datarum, fokusera främst på dina affärsbehov och var uppmärksam på de faktorer vi har förlitat oss på när vi jämför dessa tre leverantörer.

FAQs

Kostnaden för virtuella datarumstjänster varierar beroende på prismodell och leverantör. De saker du bör tänka på är dina projektmål eftersom var och en av dem kan konverteras till en funktion inom VDR. I allmänhet kan leverantörer debitera per sida, per användare eller per lagringsstorlek. Det kan också finnas en fast månadsavgift för en viss uppsättning funktioner. Priset kan öka ytterligare om VDR-leverantören erbjuder andra avancerade funktioner.
Ett virtuellt datarum är ett säkert online-arkiv för lagring och delning av data mellan intresserade parter. Det används ofta under M&A-förhandlingar. Standardfunktionaliteten inkluderar sådana funktioner som avancerade behörigheter, ett Q & A-verktyg, multifaktorautentisering, rapporter och spårningsposter och andra. I de flesta fall föredras en molnlösning så att ingen installation krävs.
"Datarum" är ett online-arkiv för att lagra känslig och konfidentiell information för företag. Ett datarum används vanligtvis för juridisk, due diligence av fusioner och förvärv. Innan virtuella datarum använde företag endast fysiska datarum, som var standardkontor med högre skyddsnivå. Virtuella datarum är steget vidare och flyttade den traditionella kontorsplatsen till onlineförvaret. VDR: s funktionalitet har blivit mer uppdelat: förutom att spara målföretagets information är det nu också möjligt att spåra poster och dataflöde, genomföra finansiella transaktioner, redigera / ta bort / uppdatera filer som läggs till etc.
Användningen och funktionaliteten av datarummen i investment banking skiljer sig inte nämnvärt från deras användning inom andra områden. Ett investeringsbankdatarum är ett online-lager som gör det möjligt att komma åt filer som laddats ner av alla auktoriserade användare från olika världsregioner. Virtuella datarum förenklar due diligence för båda parter i affären, vilket gör det möjligt för dem att hantera M&A-transaktioner mer effektivt. I sin tur kan investeringsbanker kontrollera användare som går in i VDR, spåra varaktigheten av sessioner och dokumentation de arbetade med.
Den typiska användningen av virtuella datarum är M&A, främst dess due diligence-process, vilket kräver lagring och delning av massor av filer om målföretagets erbjudande. Dessa online-arkiv kan vara till nytta för företag med en liknande mängd data att lagra eller behöver ordna fjärråtkomst för flera användare till information samtidigt, vilket garanterar dokumentens konfidentialitet.
Flera avgörande skillnader tillåter inte Dropbox att betraktas som ett virtuellt datarum. En av dessa är, trots sin utveckling och revolutionerande uppdateringar, Dropbox är utformad för att förenkla datadelning mellan internetanvändare utan att bidra till dess säkerhet. Programvarustrukturen skiljer sig också åt. Medan Dropbox är baserat på en huvudmapp som innehåller alla data, inkluderar datarum separata projekt med auktoriserad åtkomst till var och en. Dessutom hjälper supportteamhjälp att genomföra en framgångsrik M&A-transaktion genom ett virtuellt datarum, och Dropbox är inte tillräckligt säkert och professionellt för att driva en seriös affärsaffär.
Fusioner och förvärv (M&A) inträffar när målbolaget säljer sitt erbjudande till potentiella budgivare för att få förväntade intäkter. Denna transaktion kan inte slutföras utan att det förvärvande varumärket genomför due diligence-kontroller och analyserar känslig och konfidentiell information. M&A virtuella datarum är nödvändiga eftersom de är utformade för att hålla all information som är relevant för affären i en säker molnlösning och främja problemfri delning och uppdatering av dokument.
Data room software är en unik digital lösning för att lagra och dela känslig och proprietär data med intressenter av M&A-transaktioner eller andra former av affärstransaktioner. Hämtade dokument skyddas av krypteringsteknik, multifaktorautentisering och konfigurerbara rollbaserade behörigheter. Med tanke på att flera användare kan komma åt filer som lagras samtidigt är det möjligt att styra deras prestanda med separata uppsättningar regler.
Due diligence är processen att kontrollera trovärdigheten och fördelarna med målbolagets erbjudande, välja den lämpligaste strategin för M&A-transaktioner och verifiera att affären passar lämplig. Processen inleds när parterna undertecknar avsiktsförklaringen (LOI) och krävs i nästan alla M&As. Due diligence innebär utredning och revision av eventuella datarelationer till den förvärvade organisationens verksamhet, inklusive deras företagsregister, finansiella rapporter, kontrakt med kunder, listor över immateriella rättigheter, fastigheter och andra tillgångar, och så vidare, som kan lagras i en VDR avsedd för M&A due diligence. Detta steg gör det möjligt för köparen att definiera om de angivna fakta gör affären värt att investera i.
Förutom att förbereda data för att lagra och dela via datarum väljer intresserade parter en pålitlig och ansedd VDR-leverantör. När uppgiften är klar, för att skapa ett datarum, behöver du bara öppna förvaret, skapa dokumentgrupper, bjuda in nya användare genom att lägga till sina e-postmeddelanden och anpassa funktionaliteten för att ordna begränsad åtkomst till tillagda dokument och filer.
Datalokaler förenklar lagring och delning av känsliga och kommersiella data för alla företag. Detta är särskilt användbart vid fusioner och förvärvsavtal. Samtidigt garanterar datarumsprogramvara en hög säkerhetsnivå och främjar snabbare beslutsfattande för säljar- och köparsidan. Anledningen till det är möjligheten att analysera data från någon del av världen utan att behöva resa till målföretagets plats och ha begränsade möjligheter per engångskontroll. Virtuella datarum tenderar att vara mer kostnadseffektiva och intuitiva i drift och justering på lång sikt.