Virtual Data Rooms för Företagsbesiktning: fördelar och kriterier

Due diligence är den process som krävs för att kontrollera alla viktiga fakta och finansiell information samt alla uppgifter som nämns under hela M&A-affären eller investeringsprocessen. Innan en transaktion avslutas utförs due diligence för att säkerställa att köparen vet exakt vad de köper.

Due diligence syftar till att utrusta köparen med all den information de behöver för att fatta rätt beslut. Om due diligence-teamet hittar några problem måste de besluta om de ska avbryta affären eller ändra den. Men om allt ser okej ut kan köparen och säljaren fortsätta med transaktionen.

I M&A-transaktioner gör due diligence det möjligt för köparen att kontrollera och verifiera relevant information om det företag som de vill förvärva. För att hjälpa till med den här uppgiften behöver företagen ett ordentligt virtuellt datarum, och i den här artikeln tar vi upp allt du behöver veta om virtuella datarum för due diligence.

dataroom due diligence

Vad är ett datarum för due diligence?

Ett datarum för due diligence är ett säkert molnlagringsutrymme där många parter i M&A-avtal kan dela nödvändiga dokument och känsliga uppgifter. Det kan hjälpa till med lagring och utbyte av viktiga kommersiella, juridiska och finansiella dokument som kan visas för potentiella investerare för granskning och analys innan ett partnerskap inleds.

Efter säljarens tillstånd och undertecknandet av NDA kan investerare och potentiella köpare helt enkelt få tillgång till datarum för due diligence. I jämförelse med ett standarddatarum är ett innovativt och aktuellt val flexibelt, ekonomiskt och hjälpsamt.

Administratören kan ge åtkomst till de väsentliga dokumenten till flera behöriga användare, och varje användares grad av åtkomst kontrolleras av administratören. Uppgifterna i det virtuella datarummet kan laddas upp och laddas ner av administratören.

Varför använda virtuella datarum för due diligence?

Due diligence-processen innebär att flera personer arbetar med en myriad av konfidentiella dokument och känsliga uppgifter från början av affärstransaktionerna till integreringen efter fusionen. Utan lämpliga försiktighetsåtgärder kan den här fasen av fusionen och samgåendet allvarligt äventyra datasäkerheten.

Det är här som programvara för virtuella datarum kommer in i bilden. Den tillhandahåller en säker miljö där flera parter kan lagra och distribuera nödvändiga dokument och information.

Ett virtuellt datarum med hög dataskyddsnivå underlättar smidig kommunikation och säkert utbyte av dokument mellan parter på säljar- och köparsidan. Rätt personer får enkel tillgång till relevanta uppgifter och kan dela rapporter och framsteg utan att behöva oroa sig för dataintrång.

En molnlösning för virtuella datarum hjälper till att se till att due diligence utförs grundligt och snabbt. Förutom de skäl som nämns ovan använder yrkesverksamma personer virtuella datarum för att:

Skydda sina data och immateriella rättigheter

Det virtuella affärsrummet ger dig kontroll över dina data hela tiden. Genom att använda behörighetsbaserade användarroller kan du specifikt hantera användaråtkomst och vem som kan se de uppgifter du skickar in. För ökad säkerhet kan du snabbt vattenmärka alla papper med tidsstämpel, namn och e-postadress.

Alla användare måste skriva under ett sekretessavtal innan de får komma in i deal room, så du kan vara lugn i vetskapen om att din konfidentiella information är säker.

Maximera framgången med affären

Dealrummet gör det också enkelt att bygga en auktionsliknande atmosfär som driver affärer, vilket ger dig insyn i datarumsaktiviteter via audit trail-rapportering och gör att du får en bättre bild av vilka som faktiskt är intresserade av din transaktion baserat på deras beteende på plattformen. Detta är verkligen fördelaktigt för säljare.

Snabba på hela processen

Due diligence och affärsuppgörelser kan vara tidskrävande, men datarummets möjligheter kan bidra till att påskynda saker och ting. Till att börja med är det virtuella datarummet användarvänligt, och även de som är helt nya användare behöver ofta ingen utbildning eller förklaring; detta sparar tid för båda parter.

För att inte tala om att det tar mindre än 15 minuter att sätta upp ett virtuellt datarum från början till slut. Efter det är du redo att börja.

Spara företagets värdefulla resurser

Ett traditionellt datarum kan komma med en stor prislapp och dolda kostnader, medan ett virtuellt datarum låter dig veta exakt vad du ger dig in på. Du behöver bara betala en fast avgift, som täcker obegränsad lagring och användare som du kan välja. Det finns inga överraskningar här.

data room due diligence

Kriterier att ta hänsyn till när du väljer ett virtuellt datarum för due diligence

Alla virtuella datarum är inte lika bra. Du måste vara uppmärksam på vilka funktioner som är nödvändiga för en framgångsrik due diligence-process.

Säkerhet

För att förhindra dataintrång ska du välja ett datarum för due diligence som erbjuder avancerad datasäkerhet och digital rättighetshantering. Det måste säkerställa dokumentskydd med funktioner som 256-bitars kryptering, fragmentering på distans, automatisk vattenmärkning, begränsat visningsläge, säker visning av kalkylblad, detaljerade åtkomstpolicyer och antivirusskydd.

Fullständig åtkomstkontroll är ett måste. Det är viktigt att kunna tilldela åtkomst baserat på arbetstitel och arbetsuppgifter. Annars kan konfidentiell information läsas av personer som inte har någon koppling till den. Det är inte alltid fallet, och det kan få ogynnsamma konsekvenser.

Datarummet bör ge användarna en unik behörighetsprofil som gör det möjligt att endast få tillgång till specifika filer och mappar. Det bör också spåra användarnas aktiviteter och tillhandahålla granskningsloggar.

Säkerhetsöverensstämmelse

Men hur kan du försäkra dig om att leverantörerna av datarum för diligence är så säkra som de påstår sig vara? Låt närvaron av det internationella certifieringsprogrammet från tredje part sköta snacket. Välj ett virtuellt datarum som är ISO27001-certifierat, SSAE 16-certifierat, HIPAA-certifierat och SOC2-kompatibelt. De bör också följa internationella standarder, såsom OWASP:s och Microsofts säkra utvecklingslivscykel.

Användarvänlighet

Gör det enkelt för användare med olika yrkesbakgrund och teknisk kunskap att använda datarummet för due diligence. Det virtuella datarummet bör ha ett intuitivt gränssnitt som säkerställer att vem som helst kan använda det och enkelt få tillgång till nödvändiga filer utan att behöva intensiv utbildning.

Datarummet måste vara tillgängligt från alla enheter. Det ska inte heller kräva plug-ins eller tjusig programvara och ska vara kompatibelt med Windows, macOS, Android och iOS. Dessutom måste det ha ett responsivt användargränssnitt som fungerar smidigt på mobila enheter.

Flerspråkigt stöd

Ditt due diligence-team kan bestå av personer med olika nationaliteter. Se till att ditt virtuella datarum har de nödvändiga flerspråkiga funktionerna för att tillgodose användare med varierande etnisk och geografisk bakgrund. Detta är särskilt viktigt vid gränsöverskridande M&A-affärer, och därför kommer ett datarum för M&A att vara viktigt.

Integrerade frågor och svar samt chatt

Due diligence-processen omfattar komplexa transaktioner som kan väcka många frågor. Gör utbytet enkelt genom att välja ett virtuellt datarum som erbjuder ett effektivt sätt att lägga upp frågor och ge svar. Datarummet för due diligence bör också möjliggöra säkra chattar för sömlös kommunikation.

Gratis demo

Ett av de bästa sätten att säkerställa att du använder det bästa datarummet för due diligence för dina behov är att använda det. Du kanske vill ge plattformen ett försök innan du binder dig till den, och en gratis demo ger dig möjlighet att göra just det.

När du väljer en perfekt leverantör av virtuella datarum kan du välja mellan de bästa datarummen som vi har valt ut noggrant genom olika kriterier.

Hur använder man ett datarum för due diligence?

Det enklaste sättet att komma igång med ett datarum för due diligence är att importera en färdig förfrågningsmall. Datarummet och mappstrukturen levereras och struktureras automatiskt när du redan har en färdig mall.

Användarna kan sedan börja uppfylla förfrågningar genom att dra och släppa de nödvändiga filerna till plattformen. De kan också delegera arbetsuppgifter, chatta med andra användare och bjuda in nya personer till rummet.

Följ de här stegen för att komma igång med ett datarum:

  1. Hitta den lämpligaste leverantören av datarum för due diligence. Att hitta den bästa datarumsleverantören för ditt projekts behov bland dussintals datarumsleverantörer är den mest tidskrävande aspekten av att inrätta ett datarum för due diligence. Leverantörerna av virtuella datarum har olika prisstrukturer, funktionalitet och användningskategorier. Även om allas första reaktion är att göra ett urval baserat på prissättningen bör det verkligen vara den sista aspekten att ta hänsyn till. Koncentrera dig i stället på det unika värde som varje leverantör kan tillföra ditt företags strategi för att göra affärer.
  2. Välj en lämplig plan. Det bästa alternativet är att välja en programvara som tar ut en fast kostnad för sina tjänster. På detta sätt får du större flexibilitet när det gäller att hantera filer, samarbeta med andra personer och slutföra alla faser av ditt projekt. Välj en plan baserat på den mängd data du vill spara i datarummet och storleken på din transaktion. Ju fler personer och uppgifter som är inblandade, desto högre blir kostnaden.
  3. Starta en gratis provperiod och få checklistan för due diligence för datarum. Begär en checklista för datarumets diligence från din leverantör så att du kan samla all relevant information i förväg och skapa en logisk layout för datarummet. Du lägger till, tar bort och ändrar filerna i datarummet allteftersom affären fortskrider. Det brukar dock vara en bra idé att börja med ett i förväg utformat dokumentflöde.
  4. Se till att den automatiska mappstrukturen är korrekt och lätt att förstå. Gör en översikt för ditt datarum för due diligence med hjälp av checklistan för due diligence. Gör sedan, beroende på ditt företags specifika stil, de ändringar som krävs.
  5. Börja med att ladda upp dokument. Överför dina uppgifter till datarumsprogramvaran när alla mappar och undermappar är klara. Var noga med dokumentens namn och i vilken ordning de visas i varje mapp.
  6. Lägg till användare och tilldela uppgiftsroller, förfallodatum och prioritet. Ställ in avancerade behörigheter för varje part i affären för att kontrollera åtkomsten och skicka ut inbjudningar för flera användare till det virtuella datarummet för due diligence. Använd en funktion för att identifiera en användare för att se till att alla har tillgång till den information de behöver och för att dubbelkontrollera säkerheten för känsliga dokument.

Fördelar med att använda virtuella datarum för due diligence i stället för fysiska datarum

Många företag som använder datarum för due diligence märker en förbättring av företagets produktivitet, vilket leder till bättre resultat av affärer. Ett pålitligt virtuellt datarum erbjuder följande fördelar:

Datasäkerhet

Programvara för datarum måste uppfylla strikta säkerhets- och efterlevnadsstandarder, inklusive SOC 1, SOC 2 typ II, HIPAA/ITAR, ISO 27001 och andra. När du väljer ett virtuellt datarum för due diligence är det värt att kontrollera alla säkerhetscertifieringar på leverantörens officiella webbplats.

När du jämför ett fysiskt datarum med ett virtuellt kommer du att märka en betydande skillnad i säkerhetsnivån. Mänskliga och mekaniska fel är inte tillåtna i datarum online. Dessutom gör internetlösningar det möjligt för organisationen att reglera vem som har tillgång till det virtuella datarummet för due diligence och dess konfidentiella data under diligenceprocessen.

För att se till att de viktiga dokument som du lämnar in är helt skyddade använder leverantörer av virtuella datarum extremt hög säkerhetsteknik, inklusive datakryptering och aktivitetsspårning. Det är svårt för andra parter att skriva ut, kopiera eller ändra vissa dokument utan ditt godkännande.

Tillgänglighet

Datarummet för due diligence online är ett användarvänligt val som gör det lättare att hantera din verksamhet. Du behöver inte gå till kontoret för att skriva under några papper eller se transaktionsinformation.

Tjänsterna för virtuella datarum är tillgängliga när som helst dygnet runt. Datarummet innehåller utmärkta filhanteringsverktyg, till exempel drag-and-drop-filuppladdning, vilket snabbar upp uppladdningsprocessen. Det finns andra funktioner som gör dokumenthanteringen effektivare, bland annat en inbyggd filläsare, sökning i dokument och indexering.

En av de viktigaste fördelarna med det virtuella datarummet är att det ligger på en pålitlig och säker server, vilket garanterar säker tillgång till Internet dygnet runt, sju dagar i veckan.

Enkel dokumenthantering

I takt med att tekniken utvecklas blir programvarulösningarna oundvikligen mer användarvänliga. De personer som använder det virtuella datarummet för due diligence kommer att ha varierande grad av datorvana, och därför är det avgörande att förfarandet är så enkelt som möjligt för alla.

I grund och botten gäller att ju enklare det är att hantera dokumenten, desto snabbare kommer köpet att gå framåt. Att minska tiden för due diligence-processen underlättar avslutandet av alla typer av affärer.

Pris för tjänsten

Vissa människor antar att datarum för due diligence endast är tillgängliga för stora organisationer. Kunderna å andra sidan betalar mindre för denna tjänst än de skulle betala för fysisk lagring. Som ett resultat av detta är en annan fördel med att anta plattformen kostnaden. Organisationen och leverantören diskuterar den nödvändiga uppsättningen funktioner och prissättningen.

Flexibilitet

Bortsett från de nämnda egenskaperna kommer den stora majoriteten av leverantörerna av tjänster för virtuella datarum också att ge hjälpsam registeraktivitet och en mängd andra funktioner, som alla kommer att göra det lättare för användarna av datatjänsterna.

I de virtuella datarummen kan du hålla reda på alla gruppmedlemmars inloggnings- och avstängningsaktiviteter. Du kan också observera hur länge besökarna tittar på en sida och vilket innehåll som fick mest uppmärksamhet. Du kan också använda spårningsfunktioner för att bättre organisera aktiviteter och övervaka projektets utveckling.

Fullständig dokument- och aktivitetskontroll

För investerare finns det en lägre risk. Ständig tillgång till dokument är en oundviklig aspekt av effektivt samarbete. De väsentliga uppgifterna kan när som helst ses av investeraren. Som ett resultat av detta är ett av de främsta målen med due diligence i datarum att minska risken och säkerställa ett säkert samarbete baserat på ömsesidigt förtroende och förståelse.

Organisationer fortsätter att använda fildelningstjänster. De används för engångstransaktioner såväl som på regelbunden basis. Följande material ger en snabb översikt över datarum och förklarar varför den nya programvaran dominerar marknaden.

Öppen och effektiv kommunikation

Digitala kommunikationskanaler har stigit i höjden medan live-diskussioner har hamnat i bakgrunden. Även om andra hävdar att virtuella affärer aldrig kommer att kunna ersätta kraften i ett handslag, har många företag anpassat sig och välkomnat det nya paradigmet.

Ju mer som kan göras i det virtuella datarummet för due diligence, desto bättre. Detta inkluderar att skicka och ta emot meddelanden samt att ringa video- och ljudsamtal. Kommunikationsverktygen bör vara lika enkla och okomplicerade som resten av datarummets möjligheter.

Sammanfattning

I den nuvarande digitala världen är det inte längre nödvändigt att använda ett fysiskt datarum. Under kritiska affärsavtal eller transaktioner är mänskliga fel och automatiskt skapade misstag inte möjliga.

De virtuella datarum för due diligence som erbjuds av ledande leverantörer är helt automatiserade och kräver inget mänskligt ingripande för att fungera. Datarummet, som är helt tryggt och säkert, gör det möjligt för dig att lagra, undersöka och utbyta viktig information med potentiella investerare på ett så fördelaktigt och effektivt sätt som möjligt.

Besök huvudsidan för att jämföra och välja en av de bästa leverantörerna av datarum för due diligence-affärer.

TOP 3 Data Rooms
2. Intralinks
intralinks
Läs recension
3. Datasite
merrill logo
Läs recension
To top