Prissättning av virtuella datarum: vad du behöver veta

Dagens virtuella datarum har överträffat sina fysiska föregångare på alla sätt och vis. De är lika säkra, tillförlitliga och kostnadseffektiva, men erbjuder dessutom större flexibilitet, bekvämligheten av fjärråtkomst och priser för alla budgetar. När du väljer en VDR-leverantör för ditt företag letar du tyvärr efter en balans mellan funktioner och pris, och det är lätt att bli förblindad av det senare.

För att du ska slippa få ånger över att ha köpt, ska vi se vad exakt du betalar för i en virtuell datarumslösning och hur du kan välja rätt plan med en förutsägbar kostnad.

Prissättningsstrategier för datarum

VDR-leverantörer använder flera prisstrukturer och varierar kraftigt när de fakturerar för sina virtuella datarumslösningar. För att fatta ett välgrundat beslut är det bäst att känna till dina alternativ.

Per användare

När det gäller prissättning av virtuella datarum är betalning för antalet VDR-användare ett av de äldsta och enklaste alternativen. Om dina affärstransaktioner innebär ett intensivt utbyte av data och du vet hur många användare som förväntas, kan detta passa ditt företag bäst.

Per sida

Många leverantörer fakturerar efter antalet dokumentsidor som behandlas via datarummet. Detta är ett utmärkt val för företag med ett litet till medelstort dokumentflöde. Prissättningen per sida omfattar normalt ett visst antal sidor, med möjlighet att köpa ytterligare kapacitet för en extra avgift.

Kapacitet för lagring av dokument

Om dina onlineaffärer inte genererar stora datamängder som ljud- eller videoinspelningar och andra stora filer kan detta vara ditt bästa alternativ. Annars måste du ständigt uppgradera din datalagring, vilket kan medföra betydande extrakostnader.

Månads- eller årsplaner

Detta är det mest populära faktureringssättet i världen av virtuella datarum idag. VDR-leverantörer kan blanda och matcha olika funktioner och begränsningar med konkurrenskraftiga priser för att passa behoven hos ett genomsnittligt företag. Till exempel kan en grundplan tillåta endast ett projekt och ha ett tak på 10 GB, men inte ha några begränsningar för antalet gästanvändare.

Många leverantörer av datarum erbjuder också förhandlingsbara anpassade planer för större företag. Om du är ett företag med flera omfattande projekt på gång kommer du definitivt att dra nytta av ett alternativ med obegränsad lagring och datarum. Sannolikt kommer leverantören av datarum också att lägga till några extra förmåner i form av personlig support, ett mer sofistikerat system med roller för åtkomstkontroll och så vidare.

Funktioner och priser för stöd för datarum

För övrigt är supporttäckningen lika viktig som antalet gigabyte och användare du får.

Säg att ditt team är minuter från att avsluta ett avtal när en fildelningsfunktion i din lösning för virtuella datarum plötsligt slutar att fungera och den andra parten inte kan ta emot det reviderade kontraktet. Dina kunder befinner sig i en annan tidszon, deras arbetsdag närmar sig sitt slut och fusionen måste träda i kraft i morgon bitti. Vem ska du ringa?

Programvara eller hårdvara kan fungera dåligt, och det är då det lönar sig att ha flerspråkig support dygnet runt för din programvara för virtuella datarum. De flesta leverantörer av datarum erbjuder premiumalternativ med sina dyrare paket. De extra funktionerna kan verkligen komma till nytta och inkluderar vanligtvis:

• Support dygnet runt på flera språk
• Livechatt och telefonkontakt utöver standardalternativet för e-post.
• Snabbt svar – 15 minuter och mindre
• En dedikerad chef/expert
• Inskolning ingår i planavgiften.

Kvaliteten på supporten är en viktig faktor som kan påverka prissättningen av virtuella datarum. Sanningen är att kostnadsökningen är försumbar jämfört med risken att hamna en mot en med oväntade tekniska problem.

Det finns dock några fler saker att ta hänsyn till när du väljer en VDR-lösning som passar dina behov. Låt oss ta en snabb titt.

Extra VDR-funktioner

Förutom att du lär dig om de standardfunktioner för virtuella datarum som ingår i en plan, ska du hålla utkik efter de extra värden som leverantörerna erbjuder för att ligga steget före konkurrenterna. Сertain extra funktionalitet kan vara precis rätt för ditt företag och tippa över till förmån för en leverantör som gjort sig besväret att inkludera den.

Här är några exempel på extrafunktioner som kan få ett virtuellt datarum att sticka ut från mängden:

• Märkesalternativ. Om dina kunder såg ditt företagsnamn och logotyp varje gång de går in i ditt delade datarum skulle det lämna ett bestående intryck. Många stora aktörer som iDeals och ShareVault erbjuder detta i sina topplaner.
• Avancerade funktioner för tillgänglighet. Detta kan inkludera en on-demand moln- eller intern hostinglösning med en 99,5 % upptidsgaranti, ytterligare datacenter och överensstämmelse med en rad standarder som ISO 27001, GDPR, HIPAA och andra.
• Förbättrad säkerhet. Anpassning av användarbehörigheter och roller, tvåfaktorsauktorisering och godkännande av anslutningar från förinställda IP-adresser – dessa extra säkerhetsåtgärder erbjuds av de flesta dyrare leverantörer.

Hos många leverantörer av datarum kan du välja att betala för vissa extrafunktioner. Du bör dock prioritera dem utifrån dina behov.

Kostnadsfaktorer för virtuella datarum

Genom att jämföra följande alternativ för virtuella datarum kan du förstå lösningens värde för pengarna. På så sätt kan du få förtroende för en bra investering som gynnar ditt teams produktivitet och prestanda.

Säkerhet

Att skydda känsliga uppgifter är ryggraden i lösningen för virtuella datarum och dess huvudsyfte. Därför är detta det viktigaste kriteriet för potentiella användare att jämföra. Och här är vad du ska leta efter i listan över säkerhetsfunktioner:

• 256-bitars kryptering
• Avancerat förfarande för autentisering med två faktorer.
• dynamisk vattenmärkning
• alternativ för dataåterställning
• Överensstämmelse med internationella säkerhetscertifieringar.
• säker lagring av konfidentiella dokument

Verktyg för dokumenthantering

Förutom säker lagring och utbyte av data bör du ha praktiska verktyg för datahantering, dvs. uppladdning, nedladdning, strukturering, flyttning, radering, redigering osv.

• Uppladdning i stora mängder
• dra och släppa
• Automatisk indexering.
• utökad dokumentsökning
• Stöd för många dokumentformat.
• fjärrförstöring
• versionskontroll

Projekthantering

Förutom att tillhandahålla dokumentsäkerhet och funktioner för hantering av känsliga dokument erbjuder datarum även projektstyrning under hela livscykeln. Teamen får därmed integrerade funktioner för att förenkla och effektivisera arbetsflöden och kommunikation inom teamet och utanför.

De har till exempel alltid tillgång till företagskataloger i datarummet, uppgifter som tilldelats deltagare, alla förfrågningar från andra parter, förfrågningar om due diligence-data, alla digitala dokument som ingår i checklistan, integrationer och milstolpar.

Bonusfunktioner

Den här funktionsuppsättningen finns inte hos alla VDR-leverantörer, men har en mycket positiv inverkan på arbetsflöden och samarbete:

• Uppgiftshantering. Teamet blir mer organiserat med möjligheten att tilldela uppgifter och följa deras framsteg av chefen. Dessutom är varje teammedlem medveten om uppgifter och tidsfrister och känner till sina roller och ansvarsområden i projektet.
• Slack-integration. Denna integration gör arbetsflöden mer teambaserade, vilket resulterar i dokumentdelning och optimering av meddelanden. Men om själva programvaran för virtuella datarum innehåller många funktioner för dessa processer ändrar Slack-integrationen ingenting.
• Inbyggd Excel-läsare. Med Excel-viewer får du tillgång till och visar kalkylblad direkt på plattformen för det virtuella datarummet utan några plugins.
• Djupa analyser. Detaljerad information om sessionens längd, hur många gånger dina konfidentiella dokument har laddats ner, visats eller skrivits ut och antalet användare som öppnat en viss fil är en källa till värdefulla insikter när du har att göra med investerare, potentiella köpare osv.
• Smart sökning. En unik mekanism gör det möjligt att söka i hela innehållet, och innan du öppnar dokumentet visar den dig ett fragment av det.

VDR-leverantörens rykte

En modernt utformad webbplats, rika funktioner, konkurrenskraftiga priser och ett löfte om felfri drift och non-stop support – vad mer kan man begära? Även om detta kan vara din drömleverantör av VDR är det bäst att dubbelkolla med opartiska källor.

För att bilda dig en opartisk uppfattning om en leverantör rekommenderar vi starkt att du läser recensioner och kundvittnesmål på betrodda resurser som G2, Capterra eller Software Advice. Du är också välkommen att ta del av vår djupgående bedömning av de bästa leverantörerna av virtuella datarum.

Är det värt att investera i ett virtuellt datarum?

Oavsett bransch är ledarens prioritet ett ultratillförlitligt dataskydd och full kontroll över processerna. Och virtuella datarum, till skillnad från andra program, skapades för detta. Så att investera i denna produkt är fördelaktigt för alla affärsprocesser eftersom VDR-leverantörer ger dig:

Högklassig säkerhet.

Många experter anser med rätta att lagring av konfidentiell information på en organisations servrar eller konventionella fildelningstjänster som Google Drive inte kan jämföras med virtuella datarum. Moderna VDR-leverantörer ger trots allt ett skydd dygnet runt, regelbundna systemuppdateringar och välkoordinerat arbete av antivirusprogram för att förhindra alla risker.

Slutligen och viktigast av allt är att plattformens överensstämmelse med internationella standarder garanterar att VDR-leverantören har ett heltäckande förhållningssätt till säkerhetsaspekter.

Bekväm och säker dokumenthantering

Virtuella datarum innehåller toppmoderna verktyg som gör due diligence-processen, fusioner och förvärv, kapitalanskaffningar, börsintroduktioner och andra företagstransaktioner smidiga. Dessa verksamheter är kända för att omfatta stora volymer känsliga dokument, och VDR tillhandahåller funktioner för att hantera och skydda dem effektivt. Som ett resultat av detta är partner, investeringsbanker och potentiella köpare mer villiga att samarbeta, vilket också är en stor fördel.

Fullständig kontroll över data och användare

Till skillnad från andra lösningar erbjuder virtuella datarum banbrytande funktioner för granulära behörigheter och filspårning. Så, till exempel, för varje deltagare konfigurerar den administrativa användaren funktionerna för visning, redigering, utskrift, delning av filer osv. och kan sedan enkelt spåra användarnas åtgärder i realtid. Om förvaltaren dessutom märker misstänkt aktivitet på plattformen kan orsaken spåras med några få klick.

Expertstöd

De bästa leverantörerna av virtuella datarum har ett team av professionella medarbetare som hjälper kunderna dygnet runt. På så sätt kan du och dina anställda få operativ utbildning och hjälp med att installera programvara, ladda upp dokument, strukturera och lösa tekniska problem i framtiden. Som du kan se fortsätter samarbetet med leverantören efter att ha installerat datarum i form av enormt stöd under hela arbetsflödet och affärsuppgörelsen.

Avslutande tankar

Även om prisstrukturen för virtuella datarum är förvirrande vid första anblicken blir den ganska transparent om vi bryter ner den i mindre meningsfulla komponenter. Att jämföra olika planer handlar om att veta vilka huvudfunktioner ditt företag behöver och hitta ett paket som passar din budget.

Underskatta inte värdet av recensioner av datarum, ta dig tid och kom ihåg: en gratis provperiod är värd tusen ord.