2023 Prissättning av virtuella datarum: Hur mycket kostar det att säkra dina data?

Ernst & Youngs CEO Outlook Survey har funnit att IT-system är bland de fem viktigaste drivkrafterna för M&A-kostnader under 2023. Företag minskar sina transaktionskostnader avsevärt genom att använda virtuella datarum om de väljer en fördelaktig prissättningsmodell för virtuella datarum. 

Datarooms.org undersökte prisinformationen för 116 leverantörer av virtuella datarum och delade resultaten i den här artikeln. Den här gången kommer du att lära dig om de sex prismodellerna för datarum med prisklasser och medelvärden. Fortsätt läsa för att upptäcka prisjämförelsen för datarum för de 15 bästa leverantörerna av datarum och sju faktorer som påverkar VDR-priserna. Slutligen, kolla fem olika metoder för att välja VDR-priser och få en checklista med 16 självbedömningsfrågor för VDR-val.

Prismodeller för datarum

Leverantörer av virtuella datarum använder flera prisstrukturer och varierar kraftigt när de fakturerar för sina virtuella datarumslösningar. Vi har analyserat prisstrukturen för 116 leverantörer av virtuella datarum, varav 72 tillhandahöll prisinformation offentligt. 

Dessa VDR-leverantörer tar betalt per användare, per sida, per funktion, baserat på dokumentlagringskapacitet, eller erbjuder blandade planer som kombinerar några av dessa funktioner. Många leverantörer erbjuder också fasta abonnemang. 

För att fatta ett välgrundat beslut är det bäst att känna till dina alternativ. Så här är detaljerade beskrivningar av prismodeller med genomsnittliga siffror baserade på 72 leverantörer av datarum.

Fasta abonnemang (fast månadsavgift)

Fasta abonnemang inkluderar prisplaner med fasta priser för förutbestämda tjänster och produkter. Detta är den mest populära faktureringsmetoden i världen för virtuella datarum idag, och erbjuds av 29 av 72 VDR-leverantörer. Dessa datarumsleverantörer tar ut mellan 10 och 1 295 $ per månad eller 241,87 $ per månad i genomsnitt.

Det är värt att notera att dessa prisintervall baseras på månadsbetalningar, medan många VDR-leverantörer erbjuder abonnemangsrabatter inom ramen för årsplaner.

VDR-leverantörer kan mixa och matcha olika funktioner, som 10 GB lagringsutrymme + ett projekt + obegränsat antal användare, och gränser med konkurrenskraftiga priser för att passa behoven hos ett genomsnittligt företag.

Många VDR-leverantörer erbjuder också förhandlingsbara anpassade planer för större företag. Om du är ett företag med flera omfattande projekt på gång kommer du definitivt att dra nytta av ett alternativ med obegränsad lagring och datarum. 

Troligtvis kommer deal room-leverantören också att erbjuda några extra förmåner i form av personlig support, ett mer sofistikerat rollsystem för åtkomstkontroll, och så vidare.

Bäst för företag: Alla typer av företag eftersom de differentierade fasta abonnemangen passar företag av alla storlekar.

Per användare

Prismodellen per användare innebär en återkommande månadsavgift baserad på antalet användare av datarummet. Att betala för antalet VDR-användare är ett av de äldsta och enklaste alternativen som finns tillgängliga. Totalt sett tar 24 av 72 datarumsleverantörer betalt per användare.21 leverantörer erbjuder mellan 2,5 och 120 USD per användare och månad, med ett genomsnitt på 31,72 USD för en användare. De övriga tre leverantörerna erbjuder månadsabonnemang baserade på specifika användarantal, mellan 500 och 1 000 USD per månad.

Om dina affärstransaktioner innebär ett intensivt utbyte av data och du vet hur många användare som förväntas, kan denna prismodell passa ditt företag bäst.

Bäst för företag: Småföretag (under 100 anställda) och nystartade företag som använder stora datavolymer.

Per sida 

Prismodellen per sida innebär en månatlig prenumeration baserad på antalet dokumentsidor som bearbetas via datarummet. Denna prismodell verkar inte vara populär eftersom endast fem av 72 leverantörer erbjuder denna prismodell. Priset varierar mellan 0,1 och 0,75 USD per sida, med ett genomsnitt på 0,48 USD per sida eller 4 800 USD per 10 000 sidor (~ 1 GB).Prismodellen per sida innebär ett månadsabonnemang baserat på antalet dokumentsidor som bearbetas via datarummet. Denna prismodell verkar inte vara populär eftersom endast fem av 72 leverantörer erbjuder denna prismodell. Priset varierar mellan 0,1 och 0,75 USD per sida, med ett genomsnitt på 0,48 USD per sida eller 4 800 USD per 10 000 sidor (~ 1 GB).

Prissättning per sida inkluderar normalt möjligheten att köpa ytterligare kapacitet mot en extra avgift. Dessutom kan VDR-företag räkna sidor på olika sätt beroende på dokumenttyp, särskilt icke-PDF-filer. Som ett resultat av detta verkar denna prissättningsmodell vara mycket dyr och oförutsägbar på lång sikt.

Bäst för företag: Företag med ett litet dokumentflöde i korta affärer, vanligtvis under 1 GB per månad. Annars kommer du att betala betydligt för mycket jämfört med andra prissättningsmodeller.

Kapacitet för lagring av dokument

Prissättningsmodellen för lagringskapacitet innebär en återkommande prenumeration baserad på de GB som används i datarummet. Det är en sällsynt metod som representeras av DealVDR by Finsight. Det kostar 416 USD per GB lagringsutrymme, med obegränsat antal administratörer och användare.

Prismodellen per GB kan vara det bästa alternativet om dina online-affärer inte genererar stora datamängder som ljud- eller videoinspelningar och andra stora filer. I annat fall måste du ständigt uppgradera din datalagring, vilket kan medföra betydande extrakostnader.

Bäst för företag: Företag som huvudsakligen utbyter små textfiler.

Per funktion

Prismodellen per funktion inkluderar ett återkommande abonnemang baserat på handplockade produkter och tjänster som är skräddarsydda för specifika behov. Endast två av 72 VDR-leverantörer följer detta tillvägagångssätt och erbjuder 92,25 USD och 184,5 USD per månad som startpriser. På grund av datarumsskalning kan du betala mycket mer än så på lång sikt.

Bäst för affärer: Företag som arbetar med korta affärer enligt förutbestämda krav.

Blandade planer

Blandade abonnemang är återkommande abonnemang som kombinerar funktioner från fasta abonnemang och andra prismodeller. Sådana VDR-leverantörer tar ut 337,3 USD per månad i genomsnitt. Vissa VDR-leverantörer kan erbjuda lågprisabonnemang per användare och per funktion och fast abonnemang i toppskiktet. Sammantaget har 11 av 72 VDR-leverantörer detta tillvägagångssätt.

Bäst för företag: Små och medelstora företag med on-demand-affärer och varierande krav.

Faktorer som påverkar kostnaden för virtuella datarum 2023

Att jämföra följande alternativ för virtuella datarum hjälper dig att förstå kostnaden för virtuella datarum och dess värde för pengarna. På så sätt kan du lita på att du gör en bra investering som gynnar teamets produktivitet och resultat.

Säkerhet

Skyddet av känsliga uppgifter är ryggraden i lösningen med virtuella datarum och dess huvudsakliga syfte. Därför är detta det viktigaste kriteriet för potentiella användare att jämföra. Och här är vad du ska leta efter i listan över säkerhetsfunktioner:

• 256-bitars kryptering
• Avancerat förfarande för tvåfaktorsautentisering
• Dynamisk vattenmärkning
• Alternativ för dataåterställning
• Överensstämmelse med internationella säkerhetscertifieringar
• Säker lagring av konfidentiell information

Verktyg för dokumenthantering

Förutom säker lagring och säkert utbyte av data bör du ha praktiska verktyg för datahantering, dvs. uppladdning, nedladdning, strukturering, flyttning, radering, redigering osv.

• Bulkuppladdning
• Dra och släpp
• Automatisk indexering
• Utökad dokumentsökning
• Stöd för många dokumentformat
• Fjärrstyrd fragmentering
• Versionskontroll
• Inbyggd elektronisk signatur

Projektledning

Förutom att erbjuda dokumentsäkerhet och funktioner för hantering av känsliga dokument, erbjuder datarum också projektstyrning genom hela livscykeln. Teamen får därmed integrerade funktioner för att förenkla och effektivisera arbetsflöden och kommunikation inom teamet och för att hantera flera affärer samtidigt.

Till exempel har de alltid tillgång till företagskatalogerna i datarummet, uppgifter som tilldelats deltagare, alla förfrågningar från andra parter, förfrågningar om due diligence-data, alla digitala dokument som ingår i checklistan, integrationer och milstolpar.

Mängden lagring

Det är viktigt att ha tillräckligt med molnlagring för intensivt informationsutbyte under affären och integrationen efter fusionen. När det gäller lagring ska du utgå från ditt företags behov, men det är viktigt att ha minst 10 GB (100-500 GB är bättre) för ett långsiktigt samarbete.

Antal användare

M&A-affärer involverar många aktörer, från högre chefer, styrelseledamöter, finansdirektörer och VD:ar till advokater, investmentbanker och andra rådgivare. 

Harvard Business Review har funnit att företag spenderar över 40 miljarder dollar på rådgivare varje år, och det är en hel del användarlicenser i datarummet. Därför är det bättre att satsa på abonnemang som erbjuder obegränsat antal användare och administratörer. 

Alternativ för varumärkesprofilering

Employer branding hjälper till att rekrytera nya medarbetare, minska anställningskostnaderna och förbättra medarbetarnas engagemang, enligt Entrepreneur. 

Samma regler gäller för digital branding, inklusive virtuella datarum. Därför är det bättre om ett datarum har följande alternativ för varumärkesprofilering:

• Anpassade sekretessavtal och andra avtal
• Företagslogotyper och färgteman
• Anpassningsbara e-postmeddelanden med inbjudningar
• Anpassningsbara sidhuvuden och sidfötter

Avancerade funktioner 

Denna funktion är inte inbyggd i alla VDR-leverantörer men har en mycket positiv inverkan på arbetsflöden och samarbete genom:

• Uppgiftshantering. Teamet blir mer organiserat när chefen kan tilldela uppgifter och spåra deras framsteg. Dessutom är varje teammedlem medveten om uppdrag och deadlines och känner till sina roller och ansvarsområden i projektet.
• Slack-integration. Denna integration gör arbetsflödena mer teambaserade, vilket leder till optimering av dokumentdelning och meddelandehantering. Men om programvaran för virtuella datarum i sig innehåller många funktioner för dessa processer, förändrar Slack-integrationen ingenting.
• Inbyggd Excel-viewer. Med Excel Viewer kan du komma åt och visa kalkylblad direkt på plattformen för virtuella datarum utan några plugins.
• Djupgående analys. Detaljerad information om sessionens varaktighet, hur många gånger dina konfidentiella dokument har laddats ner, visats eller skrivits ut och antalet användare som öppnade en viss fil är en källa till värdefulla insikter när du arbetar med investerare, potentiella köpare etc.
• Smart sökning. En unik mekanism gör att du kan söka igenom hela innehållet, och innan du öppnar dokumentet visar den dig ett fragment av det.

Hur väljer man den mest fördelaktiga prissättningen för datarum?

Du kan följa denna riktlinje med självbedömningsfrågor för att välja den mest kostnadseffektiva prissättningsstrategin för datarum.

Beskriv dina behov

Du bör först beskriva dina krav, inklusive typ av avtal, hur länge datarummet ska användas, antal användare osv. Det kommer att hjälpa dig att forma det perfekta datarummet för dina behov. Kontrollera följande frågor:

1. Vad ska jag använda datarummet till?
   Exempel: M&A, dokumentlagring, dagligt samarbete.
2. Hur många användare behöver jag för detta?
   Exempel: 20, 30, 50 användare eller ett helt företag.
3. Vilka typer av dokument kommer jag att lagra i datarummet?
   Exempel: Videor, PDF-filer, bilder och textfiler.
4. Hur mycket lagringsutrymme behöver jag för dessa dokument?
   Exempel: 1 GB är 30 minuters HD-video, 600 HD-bilder och 10 000 dokument.
5. Vilka VDR-funktioner behöver jag för detta?
   Exempel: Snabb uppladdning, 256-bitars kryptering, detaljerade behörigheter etc.

Definiera din budget för datarummet

Det blir lättare att välja den bästa prismodellen för datarum för dina behov om du uppskattar budgeten för ditt projekt. Kontrollera följande frågor:

6. Hur mycket kan jag spendera på datarummet, med tanke på mina behov och projektets varaktighet? 
   Exempel: 2 500 USD i tre månader, 15 000 USD per år.
7. Hur mycket kan jag avsätta för kostnader för skalbara datarum?
   Exempel: 5 000 USD i extra kostnader per år.
8. Hur ser min traditionella projektbudget ut jämfört med budgeten för ett datarum?
   Exempel: 50 000 USD jämfört med 20 000 USD.

Jämför leverantörer av virtuella datarum

När du har fastställt dina krav och budgetar för datarummet kan du se om datarumsleverantörernas prissättningspolicyer matchar dem. Kontrollera följande självutvärderingsfrågor:

9. Vilken prismodell erbjuder en VDR-leverantör?
10. Uppfyller denna VDR-leverantör mina projektkrav?
11. Uppfyller denna VDR-leverantör mina säkerhetskrav?
12. Erbjuder leverantören obegränsat antal användare, administratörer och lagringsutrymme?
13. Hur kostsamma är skalbarhetsalternativen för datarum i denna VDR-leverantör?
14. Erbjuder denna leverantör en kostnadsfri provperiod?
15. Erbjuder denna leverantör anpassade planer baserade på kundens behov och krav?
16. Finns det verkliga recensioner av denna datarumsleverantör?

Förhandla med leverantörer av datarum

Det är möjligt att förhandla om specifika betalningsvillkor och funktioner enligt VDR-prissättningsplaner. Vissa leverantörer av datarum tar t.ex. inte ut någon avgift förrän projektet är igång. Ni kan kommunicera era behov och komma överens om lägre priser än de som officiellt anges.

Sök efter kampanjer och rabatter

Du kan kontrollera om det finns rabatter och kampanjer. Många leverantörer av datarum erbjuder upp till 45 % årsrabatt, välkomstrabatt och specialerbjudanden för paketerade tjänster. Du kan också följa datarumsleverantörernas webbplatser genom remissprogram som erbjuder prisfall för anslutna kunder.

Besluta om den bästa prissättningsstrategin

Låt oss nu beräkna kostnaden för ett datarumsprojekt med följande parametrar baserat på genomsnittspriser för VDR-leverantörer i vår forskning:

• 30 användare
• 10 GB säker lagring av filer
• 6 månaders varaktighet

VDR-leverantörens rykte

En modern webbplats, omfattande funktioner, konkurrenskraftiga priser och ett löfte om felfri drift och oavbruten support – vad mer kan man begära? Även om detta kan vara den VDR-leverantör du drömmer om, är det bäst att dubbelkolla med opartiska källor. 

För att bilda dig en opartisk uppfattning om en leverantör rekommenderar vi starkt att du läser recensioner och kundutlåtanden på betrodda källor som G2, Capterra, eller Programvarurådgivning. Du är också välkommen att kolla in vår djupgående bedömning av de bästa leverantörerna av virtuella datarum.

Är det värt att investera i ett virtuellt datarum?

Att investera i en virtuell datarumslösning gynnar alla affärsprocesser eftersom VDR-leverantörer ger dig:

• Säkerhet i toppklass. Moderna VDR-leverantörer levererar 24/7-skydd, regelbundna systemuppdateringar och välkoordinerat arbete med antivirusprogram för att förhindra alla risker. Överensstämmelse med internationella standarder garanterar att VDR-leverantören tar ett helhetsgrepp om säkerhetsaspekterna. 
• Bekväm fildelning och dokumenthantering. Virtuella datarum innehåller toppmoderna verktyg som effektiviserar due diligence-processen, M&A, kapitalanskaffning, börsintroduktioner och andra företagstransaktioner. M&A-arbetsflöden, meddelandeverktyg, dra-och-släpp-uppladdning, redigering och engagemangsrapporter hjälper partners, investmentbanker och potentiella köpare att påskynda affärer.
• Fullständig kontroll över data och användare. Virtuella datarum erbjuder banbrytande funktioner för detaljerade behörigheter och filspårning. Administratörer kan konfigurera funktionerna för visning, redigering, utskrift, fildelning etc.
• Expertstöd. De bästa leverantörerna av virtuella datarum har ett team av experter som kan erbjuda teknisk support dygnet runt och hjälp med att komma igång.

Viktiga slutsatser

Datarooms.org:s undersökning av 116 leverantörer av datarum fann sex prismodeller, inklusive fasta, per användare, per sida, per funktion, per GB och blandade planer.

De viktigaste faktorerna som definierar prissättningen för datarum är säkerhet, datarumsfunktioner, lagringskapacitet, användarantal och varumärkesalternativ. 

Det är viktigt att hitta den bästa prissättningen eftersom det gör att du kan spara IT-kostnader för din affär och förbättra arbetsflödena med det mest fördelaktiga datarummet. 

När du väljer en prisplan för datarum, definiera dina behov och budgetar, använd kostnadsjämförelse för virtuella datarum och förhandla om rabatter. Underskatta inte värdet av verkliga virtuella datarumsrecensioner, ta dig tid och kom ihåg: en gratis provperiod är värd tusen ord.

FAQ