Aug 01 ‘22
28 min. läsning
Nuförtiden är online datarum en viktig del av avancerade team som vill påskynda sina arbetsflöden. Virtuella datarum erbjuder allt du behöver för produktivt samarbete och utmärkt prestanda. Användarna kan nämligen dela dokument på ett säkert sätt, hålla kontakten med intresserade köpare och investeringsbanker och hålla sig uppdaterade med relevanta fakta dygnet runt.
När det gäller kunderna till virtuella datarum är de flesta av dem finansinstitut, myndigheter, utbildning, sjukvård, fastigheter och andra branscher. Dessa företag inrättar en lösning för ett smidigt flöde av M&A, due diligence, börsintroduktion, finansiella transaktioner, kapitalanskaffning osv.
Vad är M&A?
Fusioner och förvärv sker när två eller flera företag förenas för att bilda en affärsenhet. Denna affär har blivit allt vanligare eftersom den öppnar nya möjligheter för företagen. Dessutom är det ett strategiskt drag för att sänka kostnaderna, bygga upp en kundbas, öka marknadsandelen osv.
Därför är M&A en av de största och mest betydelsefulla händelserna under en organisations hela livscykel. Förfarandet kan ta några månader till flera år och består av en utforskande fas, en due diligence-process och en integrationsfas efter fusionen.
Förundersökningsfasen
I början av fusions- och förvärvsprocessen definierar säljaren vad de förväntar sig av integrationen med det andra företaget och fastställer kriterier för potentiella köpare. Senare kontaktar de företag som uppfyller kriterierna, utför en ömsesidig utvärderingsanalys och erbjuder en lämplig kandidat.
Due diligence-process
När den potentiella köparen accepterar erbjudandet gör de en grundlig analys av säljarens tillgångar, skulder, bokslut, kundbas, personalresurser med mera. Syftet är att försäkra sig om att M&A-transaktionen kommer att ge det förväntade värdet. Virtuella datarum för due diligence har också visat sig vara extremt säkra och tillförlitliga.
Integration efter fusionen
Efter en framgångsrik due diligence-process kombinerar integrationsprocessen två företag till ett. M&A-deltagarna integrerar sina kunskapsbaser, kombinerar teknik och system, beslutar om gemensam intern policy och företagskultur, organiserar nya avdelningsstrukturer med mera.
Hur virtuella datarum förbättrar arbetsflödet vid fusioner och förvärv.
Eftersom det ursprungliga skälet till att utveckla det virtuella datarummet var M&A, syftar hela dess uppsättning funktioner till att förbättra och underlätta transaktionen. Som ett resultat får kunderna ultrasäkra dataskyddsmekanismer, vilket sparar tid och pengar, och en avancerad plattform för samarbete. Därför har alla dessa saker en otroligt positiv effekt på förfarandet.
Förbättrat skydd
Den säkerhetsnivå som erbjuds av de flesta virtuella datarum för fusioner och förvärv liknar i hög grad hur finansinstitut skyddar sina tillgångar.
I enlighet med internationellt erkända säkerhetsstandarder krypterar virtuella datarum alla dina data och tillämpar de senaste metoderna för cybersäkerhet, från flera brandväggar till tvåfaktorsautentisering. Med hjälp av anpassningsbara åtkomstbehörigheter har du dessutom full kontroll över vilka tredje parter som ser vilka dokument.
Minskad tid och minskade kostnader
När ditt virtuella datarum för M&A är tillgängligt på pay-as-you-go-basis behöver du inte spendera en förmögenhet på att underhålla ett fysiskt datacenter – för att inte tala om att dina köpare sparar på resekostnader.
På grund av olika avancerade funktioner automatiserar en VDR dessutom många processer, vilket gör det mycket enklare och snabbare att hantera dokument och hantera frågor. Dessutom kan du hantera flera affärstransaktioner i din virtuella arbetsplats.
Förbättrad kommunikation
Med alla nödvändiga dokument till hands behöver köparna inte resa till ditt fysiska datarum när de behöver mer information – de kan när som helst nå dig med en fråga eller en förfrågan. På så sätt kan du samarbeta med företag från hela världen samtidigt. Dessutom kan du effektivisera kommunikationsflödet med hjälp av funktionerna för frågor och svar och direktdiskussioner.
iDeals
- Åtkomstkontroller
- Inbyggd tittare
- Fulltextsökning
- Automatisk indexering
- Anpassningsbar branding
- Avancerade frågor och svar
- Support via livechatt 24/7
- 30 sekunders svarstid på chatten
Citrix
- Åtkomstkontroller
- Inbyggd tittare
- Fulltextsökning
- Automatisk indexering
- Anpassningsbar branding
- Avancerade frågor och svar
- Support via livechatt 24/7
- 30 sekunders svarstid på chatten
Datasite
- Åtkomstkontroller
- Inbyggd tittare
- Fulltextsökning
- Automatisk indexering
- Anpassningsbar branding
- Avancerade frågor och svar
- Support via livechatt 24/7
- 30 sekunders svarstid på chatten
Intralinks
- Åtkomstkontroller
- Inbyggd tittare
- Fulltextsökning
- Automatisk indexering
- Anpassningsbar branding
- Avancerade frågor och svar
- Support via livechatt 24/7
- 30 sekunders svarstid på chatten
Box VDR
- Åtkomstkontroller
- Inbyggd tittare
- Fulltextsökning
- Automatisk indexering
- Anpassningsbar branding
- Avancerade frågor och svar
- Support via livechatt 24/7
- 30 sekunders svarstid på chatten
Hur du förbereder det virtuella datarummet för fusioner och förvärv: 3 enkla steg
Ett köp av ett virtuellt datarum är bara det första steget mot en bättre affär. Lika viktigt är det att förbereda arbetsrummen online för ett bekvämt arbete för båda parter. Här är vad du behöver göra för att se till att en kostnadseffektiv molnlösning ger ännu fler fördelar och förbättringar.
1. Uppladdning av filer
Med en överlägsen leverantör av virtuella datarum är förberedelseprocessen för datarum enkel och snabb. Du drar och släpper helt enkelt de nödvändiga filerna och mapparna i uppladdningsfönstret. Se bara till att dina dokument är korrekta och uppdaterade.
När det gäller de dokument som bör finnas i ett virtuellt datarum rekommenderar Forbes de filer som nämns nedan. Observera att listan är rådgivande, diskutera därför varje punkt med en advokat.
- Grundläggande företagsdokumentation
- Fast kapital och andra värdepapper
- Skattedeklarationer och finansiella redogörelser
- Tillgångar och egendom
- Intellektuell egendom
- Viktiga avtal
- Försäljnings-, marknadsförings- och kunduppgifter
- Viktiga tillverkare och leverantörer
- Kundsupport
- Regleringsfrågor
- Tvister eller rättstvister
- Uppgifter om försäkringar
- Anställda/HR
- Förfaranden med närstående parter
2. Strukturering av ärendehanteringssystemet
För att dina potentiella köpare eller andra intresserade parter snabbt ska kunna hitta alla de dokument de behöver ska du strukturera filsystemet i datarummet. Skapa dessutom en separat mapp med alla icke-konfidentiella dokument som alla behöver i början av fusionen eller samgåendet och en mapp med mycket konfidentiella filer som begärs av den högre ledningen innan affären avslutas.
3. Inbjudan av deltagare till datarummet
Så snart ditt filsystem för det virtuella datarummet är klart välkomnar du intressenterna. Oavsett hur många användare du bjuder in kan du i ett datarum tilldela avancerade behörigheter för att kontrollera vem som kan se, ladda ner och skriva ut vilka filer. På så sätt kan du effektivisera processen och förhindra potentiella säkerhetsöverträdelser.
Kriterier för att välja ett datarum för fusioner och förvärv
Ta hänsyn till några tips för att välja ett säkert onlineförvar, eftersom alla virtuella datarumslösningar inte är likadana. Eftersom varje potentiell användare är intresserad av den bästa produkten för att uppfylla sina behov finns det några enkla saker att tänka på när man väljer.
Säkerhetsfunktioner
Även om virtuella datarum är kända för sin ökade säkerhet varierar skyddsnivån från leverantör till leverantör. Se därför till att din VDR erbjuder alla funktioner för dataskydd, t.ex:
- Tvåfaktorsautentisering
- Flera nivåer av åtkomst till konfidentiella dokument, inklusive begränsat visningsläge när en användare av datarummet endast kan se en del av ett dokument.
- Dynamiska vattenstämplar som visas på känsliga dokument när någon tittar på dem, skriver ut dem eller laddar ner dem.
Överensstämmelse med säkerhetsbestämmelserna
När du väljer en leverantör av ett virtuellt datarum bör du se till att:
- De uppfyller kraven i ISO27001 och SOC2.
- De använder fysisk säkerhet, tvåfaktorsautentisering och avancerad övervakning för att skydda sina datacenter.
- De bedömer regelbundet tillförlitligheten hos sitt virtuella datarum med hjälp av oberoende experter och följer de senaste internationella metoderna för programvaruutveckling.
Rapporter om datarummets aktivitet
Ditt virtuella datarum bör göra det möjligt för dig att spåra användarnas aktivitet, definiera de mest aktiva grupperna och identifiera de mest frekvent besökta dokumentavsnitten.
En sådan inbyggd rapport- och analysfunktion hjälper dig att fatta uppdragskritiska beslut innan det är för sent. Om till exempel representanterna på köparsidan spenderar för mycket tid på vissa dokument har de förmodligen problem, som du kan åtgärda proaktivt.
Användarvänlighet
En typisk M&A-transaktion innebär att man delar och granskar tusentals konfidentiella dokument. Ett lättanvänt virtuellt datarum med olika funktioner för datastrukturering kan påskynda den här processen avsevärt. Leta efter en VDR som erbjuder följande funktioner:
- Stöd för olika filformat.
- Flerspråkig åtkomst
- Vänlig mobil åtkomst.
- Rullningsfunktionalitet som gör att du enkelt kan gå vidare till följande dokument.
- Stöd för många plattformar, inklusive iOS och Android.
- Inbjudningar i stora mängder
Integrerade frågor och svar
Att använda e-post för att besvara flera frågor från köparsidan medför problem som risk för dataläckage och eventuell förvirring om vem som har sett vad. Överväg istället det virtuella datarummet med funktionen för frågor och svar.
Det gör det möjligt för dig att styra datarummets frågeprocess genom att sortera frågor utifrån grupper, mappar och expertområden. Du kan också generera rapporter för att se vilken typ av frågor som användarna oftast ställs inför. Utifrån denna information kan du skapa sökbara listor över vanliga frågor och svar för att undvika att svara på samma frågor.
Kan du fortfarande inte fatta ett slutgiltigt beslut för ditt företag?
Lita på vårt expertval – iDeals VDR
Besök webbplatsenAnpassning
En virtuell arbetsplats som är stylad med ditt företags varumärkesfärger och logotyp kommer säkert att skilja dig från konkurrenterna. Med tanke på detta bör du leta efter ett datarum med en överlägsen anpassningsfunktion.
Förutom att ge dig en konkurrensfördel kommer det också att minska det manuella arbetet, eftersom du kan anpassa dina dokument med vattenstämplar, fotnoter och rubriker automatiskt.
M&A är en komplex transaktion, och för att förverkliga den behöver du det bästa virtuella datarummet med de flesta av de egenskaper som anges ovan. För att förenkla valprocessen kan du konsultera vår lista över de bästa leverantörerna av virtuella datarum.
M&A före och efter virtuella datarum
Eftersom ingen någonsin har garanterat en så hög nivå av säkerhet och bekvämlighet har utvecklingen av virtuella datarum blivit ett innovativt genombrott för företag över hela världen. Eftersom förloppet av M&A har förbättrats avsevärt med online datarum kan vi dela upp transaktionshistoriken i före och efter. Så här är vad M&A-parterna använde före och varför denna onlinelösning blev nödvändig med tiden.
Historien om M&A och fysiska datarum
M&A och framväxten av fysiska datarum är relaterade, eftersom detta onlinelager föddes ur affären. Det hände på 1800-talet under “Great Merger Movement”, när det fanns ett akut behov av tillförlitlig lagring av konfidentiella data.
Ett fysiskt datarum är alltså ett specifikt rum fyllt med skåp som innehåller konfidentiell information i pappersform.
Eftersom ett av de karakteristiska dragen för fusioner och förvärv är det stora antalet dokument, fastställde parterna strikta regler för åtkomst till och användning av företagshandlingar. Det kan t.ex. handla om tillstånd eller restriktioner för fotokopiering och fotografering, ett särskilt förfarande för att få tillgång till ett rum efter överenskommelse osv.
Utan tvekan var fysiska datarum en gång i tiden ett enormt stöd för affären och blev dessutom en utvecklingsindikator för förfarandet. Detta tillvägagångssätt hade dock både för- och nackdelar. Kunderna var till exempel osäkra på om dataskyddet eller dataintegriteten var tillförlitlig, eftersom konkurrenter, inkräktare och till och med naturkatastrofer kunde hota den.
Hur fungerade en fusion och förvärv av fysiska datarum?
För att få en bättre förståelse ska vi dyka djupare ner i historien om fysiska datarum och virtuella datarum för att känna skillnaden i lagring och åtkomst av information.
Datalagring
Relativt säker lagring av känslig information kräver en fysisk plats, ofta i organisationens lokaler. I andra fall kan dock advokatbyråer som ansvarar för de juridiska aspekterna av M&A tillhandahålla den. Hur som helst finns det några grundläggande regler för lagring av information i fysiska datarum:
- Någon bör sortera och indexera innehållet för att underlätta för deltagarna i transaktionen.
- Om företaget inte har elektroniska säkerhetskopior behöver direktörerna utrymme för ytterligare kopior utanför det fysiska datarummet. På så sätt kommer dokumenten inte att gå förlorade i händelse av en olycka.
- Alla berörda parter bör få tillgång till dokumentindexet innan de besöker datarummet.
- Ingen kan ta bort data från datarummet närhelst de vill.
- I allmänhet är det tillåtet att använda bärbara datorer eller andra enheter. De som har kopieringsmöjligheter är dock förbjudna – skannrar, smarttelefoner, kopieringsmaskiner osv.
- Eftersom informationen måste förbli intakt och konfidentiell får parterna till exempel inte radera, skada eller ändra den. Denna kritiska aspekt av arbetet i fysiska datarum kräver därför förvaltningskontroll eller videoövervakning för att garantera säkerheten.
- Parterna måste märka nytillkomna dokument och meddela andra om tillägget.
- För att få en kopia gör deltagaren först en begäran och fyller i ett formulär. För övrigt kan begäran endast tillgodoses om dokumenten kan kopieras.
Tillgång till uppgifter
Ett fysiskt datarum är uppenbarligen mer komplicerat än ett virtuellt datarum när det gäller tillgång till handlingar. Du måste till exempel fastställa särskilda tider för när medlemmarna kan besöka ett fysiskt arkiv. Det är dessutom inte alltid flera deltagare i processen kan vara där samtidigt. Här är några fler regler:
- På grund av säkerhetsåtgärder och myndighetskrav är tillgången till lagret, till skillnad från virtuella datarum, inte dygnet runt. Det vill säga, parterna kan arbeta med dokument vid en viss tidpunkt.
- Vanligtvis ska besökarna namnge en kontaktperson och skriva under ett register vid ankomsten. Dessutom övervakas de ofta som en åtgärd för att förhindra förbjudna handlingar.
- Förvaringsinnehavaren kan neka åtkomst till uppgifter oberoende av tid och av vilken anledning som helst. Om en viss person förbjuds att vistas i förvaret är han eller hon skyldig att lämna det omedelbart.
- Ibland lämnar besökarna in sina mobiltelefoner innan de går in i det fysiska datarummet och får tillbaka dem när de lämnar det.
Alla parter som är involverade i due diligence och fusioner och förvärv måste följa dessa regler för att inte äventyra transaktionen. Uppenbarligen gjorde kraven verksamheten ännu mer omständlig och tidskrävande. Lyckligtvis har dock digitaliserade versioner ersatt de traditionella datarummen.
Hur kunde datarummen dra nytta av den tekniska utvecklingen?
Förutom att de fysiska datarummen var besvärliga visade de sig också vara osäkra. Följaktligen var deltagarna i fusioner och förvärv tvungna att leta efter en mer robust lösning för att tillgodose det brådskande behovet av dataskydd.
Det första steget mot digitalisering av fysisk lagring av dokument var den cd-rom som släpptes av Sony 1984. Jämfört med disketter lagrade cd-rom:n stora datamängder, vilket hade en positiv inverkan på transaktionen eftersom det underlättade lagringen av dokument.
Utvecklarna var dock tvungna att leta efter bättre lösningar eftersom cd-rom:n riskerar att skadas eller förloras. År 1996 dök därför Cloud Computing från teknikföretaget Compaq Computers upp på marknaden, vilket gjorde det möjligt att lagra information online.
Slutligen, runt 2000-talet, kom virtuella datarum in på marknaden som ett mer tillförlitligt alternativ till fysiska förvaringsutrymmen. Denna innovation, som uttryckligen utformades för due diligence-processer och fusioner och förvärv, befriade deltagarna från repetitiva uppgifter och säkerhetsfrågor. Med andra ord effektiviserade ett datarum hela livscykeln.
Avslutande tankar om datarum för fusioner och förvärv
Ett datarum har blivit ett modernt och kraftfullt alternativ till fysiska datarum. Onlineplattformen påverkar således alla steg i transaktionen positivt och erbjuder en supersäker miljö och samarbetsmöjligheter för alla berörda parter.
Men för att välja exakt vad ditt team behöver måste du först studera tjänsten hos en viss leverantör. Som ett resultat kommer du att förstå vad du kan få ut av produkten och vilka fördelar den kommer att medföra. Nästa steg är att förbereda det virtuella datarummet för M&A, vilket inkluderar att hantera känsliga dokument och bjuda in flera användare.
Hur som helst, titta först på de bästa datarumsleverantörerna som erbjuder de bästa verktygen för hela M&A-livscykeln.