Handla om Ideals Virtual Data Room

Ideals är en kundorienterad virtuell datarumsleverantör som garanterar oklanderlig kundservice, användarvänlighet och säkerhet i bankklass. Med hjälp av sådana funktioner som inbyggd redigering, granulär åtkomstkontroll och avancerade Q & amp; A arbetsflöden, hjälper Ideals företag att växa, sticka ut och vara effektiva och lönsamma. Ideals är extremt lätt att installera och anpassa, och deras 24/7 kundsupport är alltid där för att göra användarupplevelsen spotless via in-app chat, telefon och e-post.

Ett Ideals virtuellt datarum syftar till att göra användarnas verksamhet mer effektiv och lönsam. En sådan affärs- och kundorienterad attityd framgår tydligt av företagets uppdrag – “skapa mer välstånd i världen genom att påskynda high-stake affärsbeslut.”

Företaget har sitt huvudkontor i Schweiz. Ideals har dock även kontor i New York, London, Hongkong, Kyiv, São Paulo och Melbourne.

Ideals användare indikerar att de särskilt gillar kundtjänster som företaget tillhandahåller, användarvänlighet av ett virtuellt datarum, olika erbjudna funktioner och deras kostnadseffektivitet.

Ideals kundsupportteam har oklanderlig service – a 25 sekunders svarstid via telefon, 30 sekunders svarstid via chatt och 30 minuters svarstid via e-post. Dessutom erbjuder de liveutbildningar med experter, ett dedikerat projektledningsteam och chattstöd i appen 24/7. Dessutom talar supportteamet 13 språk, så användare från hela världen kan vara säkra på att de kommer att bli hörda, förstådda och hjälpta.

Förutom den virtuella datarumsprogramvaran har Ideals också en annan produkt – Ideals Board. Detta är en mjukvarulösning för styrelsehantering som syftar till att förbättra styrelsens kommunikation och förbättra styrelsemötets effektivitet.

Alla nya Ideals-kunder välkomnas med en 30-dagars gratis provperiod för att testa alla virtuella datarumsfunktioner. För prisinformation och en anpassad offert kan användare kontakta en försäljningsrepresentant.

Prisplaner

Ideals har en prenumerationsbaserad prismodell med tre bekväma planer: Pro, Business och Enterprise. Potentiella kunder kan kontakta en försäljningsrepresentant för prisinformation och en anpassad offert.

Utbudet av funktioner och tjänster skiljer sig åt för varje abonnemang, eftersom varje plan har utformats för att passa de olika behoven i projektet eller affären. Det är detta som kännetecknar prenumerationsplaner:

Oavsett vilken abonnemangsplan du väljer får alla kunder:

• Tvåfaktorsautentisering
• Detaljerade revisionsspår och rapporter
• Fjärrstyrd fragmentering 
• Framstående varumärkesprofilering
• SOC 1/2/3- och ISO 27001:2013-certifierade datacenter

Dessutom välkomnas alla Ideals utsikter med en 30-dagars gratis provperiod.

Som väntat varierar dock antalet funktioner mellan de olika abonnemangen. I tabellen nedan visas vilka funktioner som ingår i abonnemangen Pro, Business och Enterprise.

	Pro	Business	Enterprise
Kundservice	Standard	Premium	Premium
Stödnivå	Standard 24/7: e-post, chatt, telefon	Premium 24/7: e-post, chatt, telefon	Engagerat team
Förberedelser/försöksperiod	30 dagar	30 dagar	Unlimited
Live-utbildning med en expert	1 timme per projekt	Obegränsat med delade experter	Obegränsat med dedikerad expert
Inrättande av datarum	❌	❌	✅
Dedikerad projektgrupp	❌	❌	✅
Säkerhet	Standard	Standard	Avancerat
Inbyggd redigering	✅	✅	✅
Åtkomst upphör efter tid	✅	✅	✅
Åtkomstfördröjning via IP-adress	❌	✅	✅
Logga in på datarum från egen webbplats	❌	✅	✅
Utsikt över staket	✅	✅	✅
Dokumenthantering	Standard	Avancerat	Avancerat
Automatisk indexnumrering	✅	✅	✅
Fulltextsökning	✅	✅	✅
Optisk teckenigenkänning	✅	✅	✅
Etiketter till dokument	❌	✅	✅
Samarbete och rapportering	Standard	Avancerat	Avancerat
Spårning av användaraktivitet	✅	✅	✅
Detaljerad verifieringskedja	✅	✅	✅
Anmärkningar och kommentarer	✅	✅	✅
Q&A	Standardiserade arbetsflöden	Standardiserade arbetsflöden	Avancerade arbetsflöden
Anpassningar och integrationer	Standard	Avancerat	Avancerat
Anpassad varumärkesprofilering	Standard	Avancerad	Full
Anpassade villkor för tillgång och sekretessavtal	✅	✅	✅
Integration av enkel inloggning	❌	❌	✅
Kundhanterade krypteringsnycklar	❌	❌	✅

Kundsupport

Kundtjänstkvalitet är vad Ideals tar som högsta prioritet, och positiv användaråterkoppling på betrodda plattformar som G2 och Capterra bevisa det. Till exempel erbjuder Ideals kundtjänst:

• Support via livechatt i appen. Användarna kan få hjälp via livechatt i appen.
• Flerspråkig support. Ideals kundsupportteam talar 13 språk.
• 24/7/365 tillgänglighet. Alla användarfrågor besvaras snabbt när som helst på dygnet.
• 30-minuters svarstid via e-post.  Ideals supportteam adresserar och svarar vanligtvis på frågor inom 30 minuter via e-post.
• 30 sekunders svarstid i chatten. Ett svar via chattfunktionen är mycket snabbt – användare får svar från en medlem i supportteamet inom 30 sekunder.
• 25 sekunders telefonsupporttid. När användare kontaktar kundtjänst via telefon får de svar inom 25 sekunder. 
• Live utbildning med en expert. Ideals ser till att alla användare vet hur man använder deras virtuella datarum genom att tillhandahålla expert live-utbildningar.
• Hjälpcenter med guider och en detaljerad FAQ-sektion. De vanligaste frågorna och vanliga situationerna förklaras i detalj. 
• Dedikerad projektledare eller team. Ideals erbjuder dedikerade projektledare eller team för att förenkla projektledning för kunder.
• Förberedelse/provperiod. Ideals erbjuder en gratis 30-dagars provperiod för att testa deras virtuella datarum eller förberedelse för dess aktiva användning.

Säkerhetsfunktioner för dokument

I huvudsak kan alla säkerhetsfunktioner som tillhandahålls av Ideals virtuella datarum delas in i tre huvudkategorier: dokumentsäkerhet, åtkomstsäkerhet och säkerhetsöverensstämmelse och certifieringar. Nedan listar vi de viktigaste funktionerna i varje kategori.

Dokumentsäkerhet

• Inbyggd redigering. Denna funktion gör det möjligt att sudda ut vissa delar av texten/dokumentet eller bilder som innehåller mycket konfidentiell eller personligt identifierbar information.
• Remote shred och IRM utan plugin. Med den här funktionen kan du aktivera filkryptering när den öppnas eller laddas ner.
• Fence view. Fence view skapar ett digitalt staket som hindrar en användare från att se en hel fil och därmed från att kopiera en fil eller ta skärmdumpar.
• Dynamiska vattenmärken. När ett dokument visas, skrivs ut eller laddas ner överlagras filen automatiskt med personligt identifierbara märken för ett extra lager av säkerhet.
• Säker kalkylblad Viewer. Unikt för Ideals, den här funktionen möjliggör visning och analys av Excel-filer på ett säkert sätt. Spreadsheet Viewer hämtar, dekrypterar, tillämpar vattenstämplar och visar dokument i alla webbläsare i en original och säker Excel-fil – istället för att konvertera den till en PDF.
• Granulära dokumentbehörigheter. Med den här funktionen kan virtuella datarumsadministratörer ange åtkomstbehörigheter för varje enskilt dokument eller mapp. Ideals erbjuder åtta nivåer av granulära behörigheter: Ingen, Stängselvisning, Visa, Ladda ner krypterad PDF, Skriv ut, Ladda ner PDF, Ladda ner original, och Ladda upp.

Säkerhet för åtkomst

• Åtkomstbegränsning för tid och IP. Med den här funktionen kan administratörer begränsa åtkomsten till ett virtuellt datarum från specifika IP-adresser och under en viss tidsperiod.
• Åtkomstkontroll och utgångsdatum. Med den här funktionen kan du ange utgångsdatum för filåtkomst och specificera användarsessionens varaktighet. Dessutom kan administratörer konfigurera säkerhetspolicyer för lösenordsstyrka.
• Granulära användarbehörigheter. Med den här funktionen kan administratörer hantera användares åtkomstbehörigheter baserat på deras roll i projektet. Det finns två huvudsakliga användargrupper – Administratörer och Användare. Genom att ställa in användarbehörigheter kan du ange vilka användare som kan visa, ladda ner PDF-filer på ett säkert sätt, skriva ut, ladda ner original och redigera filer i ett virtuellt datarum.
• Tvåfaktorsautentisering. Denna funktion gör det möjligt att aktivera ett extra säkerhetssteg för alla VDR-användare. Användarna måste verifiera sin identitet genom att ange en SMS-verifieringskod eller en kod från autentiseringsapplikationen för att få tillgång till det virtuella datarummet.
• User security impersonation. Med den här funktionen kan administratörer dubbelkontrollera om vissa användare har rätt åtkomsträttigheter via läget “Visa som”. Med andra ord kan administratörer visa dokument från en viss användares perspektiv.
• Hantering av mobila enheter. Med den här funktionen kan du kontrollera åtkomsten till känsliga dokument och hantera säkerhetsfunktioner på specifika användares mobila enheter.

Säkerhetsefterlevnad och certifieringar

• GDPR.  Detta är en EU-lag och anses vara en av de tuffaste integritets- och säkerhetsbestämmelserna i världen. Den hjälper till att skydda EU-invånare och organisationer mot dataintrång från var som helst i världen.
• CCPA. Detta är en statlig lag som förbättrar konsumentskyddet och integritetsrättigheterna för invånare i Kalifornien, USA.
• SOC 1/2/3. Tillgången till SOC-överensstämmelse säkerställer att användarnas data hanteras säkert och att deras integritet och intressen skyddas. 
• HIPAA. HIPAA upprätthåller säkerheten och sekretessen för vårdinformation.
• ISO 27001. Detta är en internationell standard för hantering av informationssäkerhet som tar upp tre dimensioner av informationssäkerhet: konfidentialitet, integritet och tillgänglighet.

Funktioner för användarhantering

Listan över användarhanteringsfunktioner som Ideals erbjuder innehåller följande:

• Inbjudan till enstaka eller flera användare. Med den här funktionen kan administratörer bjuda in användare till ett virtuellt datarum individuellt eller i grupper om hundratals eller till och med tusentals, om det behövs, med några få klick.
• Detaljerade användarrättigheter. Administratörer av virtuella datarum kan hantera användarnas åtkomsträttigheter genom att tilldela dem en grupp, administratörer eller användare, och ställa in vissa åtkomsträttigheter, som att visa, skapa anteckningar, visa rapporter och hantera Q&A.
• Excel-behörigheter. Med den här funktionen kan du ställa in två speciella visningsbehörigheter för Excel-filer – Visa Excel med formler och Visa Excel utan formler.
• Notifieringar. Med den här funktionen får administratörer notifieringar när dokument raderas eller laddas upp och för Q&A aktivitet. 
• Gruppinställning. Med den här funktionen kan administratörer enkelt hantera användarnas åtkomstbehörigheter genom att dela upp dem i grupper med olika åtkomstnivåer – Administratörer och Användare.

Funktioner för dokumenthantering

Ideals gör det snabbt och enkelt för användare att hantera stora mängder data genom följande funktioner:

• Drag-n-drop och bulkuppladdning. Den här funktionen möjliggör en datapopulation med ett klick. Det innebär att användare kan ladda upp flera filer till ett virtuellt datarum genom att dra och släppa dem från datorn till uppladdningsfönstret.
• Multi-format support. Ideals konverterar 25+ filformat till skyddade versioner för visning online i ett datarum. IDeals-användare kan dock ladda upp filer av vilket format som helst;
• Filetiketter.  Administratörer av virtuella datarum kan märka filer och mappar, vilket kategoriserar dem och gör dokumentsökning mycket snabbare och enklare.
• Automatisk indexnumrering.  Vid uppladdning av stora datamängder till ett virtuellt datarum indexeras och numreras alla filer automatiskt i löpande ordning.
• Fulltextsökning. Fulltextsökningsfunktionen representeras av OCR-teknik (Optical Character Recognition) som gör det möjligt att snabbt hitta viss information genom att helt enkelt ange nyckelord och tillämpa flera sökfilter.
• Windows Explorer integration. Ideals säkerställer synkronisering av datarumsinnehåll med ett skrivbord, delad mapp, FTP eller företagslagring.

Ytterligare funktioner

Förutom de funktioner som nämns ovan erbjuder Ideals också olika ytterligare funktioner som säkerställer enkel VDR-användning, projektsamarbete och kontroll över den säkra VDR-miljön och användaraktiviteten. Låt oss granska Ideals’ rapportering, anpassning och Q&A funktioner.

Rapportering

• Fullständiga revisionsspår. Med funktionen för revisionsspår registreras varje åtgärd som vidtas i ett virtuellt datarum. På så sätt kan administratörer få en PDF-, Excel- eller utskriftsvänlig version av rapporter.
• Spårning av användaraktivitet. Ideals tillåter administratörer att övervaka användaråtgärder, inklusive sökhistorik. De kan till och med se hur länge en viss fil visades av en viss användare.
• Gruppöversiktsrapporter. Med den här funktionen kan administratörer enkelt spåra gruppaktivitet i ett datarum. Administratörer får olika typer av information, t.ex. antalet inbjudna användare, hur många av dem som loggat in, antalet dokument som öppnats och antalet frågor och svar som ställts.
• Färgkodade rapporter. Denna funktion visar grafiskt vilken grupp av användare som är mest aktiv och vilka delar av ett datarum de är mest intresserade av.

Specifik anpassning

Ideals tillåter kunder att anpassa sitt virtuella datarum genom att erbjuda en rad anpassningsalternativ, inklusive följande:

• Vattenstämplar
• Sidhuvud och sidfot
• Logotyp
• Etiketter till dokument
• Villkor för tillträde
• Språkinställningar
• Allmänna funktioner för datarum
• Arkivering av projekt

Q&A

Q & amp; A-sektionen gör det möjligt för VDR-användare att interagera om viktiga frågor och lösa frågor snabbt med följande Ideals Q & amp; A-funktionella funktioner:

• Anpassningsbart arbetsflöde och Q&A roller. Ideals tillåter användare att anpassa Q&A arbetsflöde och roller beroende på behoven hos affären eller projektet.
• Experttilldelning. När en användare ställer en fråga kan han eller hon kategorisera den under det lämpligaste ämnet, till exempel Juridik, skatt, intellektuella rättigheter, marknadsföring eller Finansiella frågor. Därför kan en administratör tilldela en fråga till en relevant expert, eller så kan frågan också tilldelas automatiskt.
• Live diskussion. Ideals användare kan säkert interagera med varandra i ett skyddat liveforum med specifika åtkomstbehörigheter för varje person. Alla som har behörighet kan komma åt olika trådar och skicka svar.
• FAQs. Med den här funktionen kan du skapa en lista över de vanligaste frågorna och svaren på dem så att användarna kan hänvisa till dem när de har problem. Detta kan avsevärt förbättra samarbetet kring en affär eller ett projekt och underlätta avslutet.
• Frågestatus.  Administratören eller en utsedd expert kan lägga till en status för varje fråga som publiceras. Det hjälper till att spara administratörens eller expertens tid och förbättrar samarbetet om affären eller projektet. Frågestatus som erbjuds av Ideals är Svar inskickat, stängt, och Återöppnat.
• Q&A-rapporter. Med den här funktionen kan du få detaljerade rapporter om all Q&A-kommunikation. Detta är särskilt användbart för juridiska ändamål. En Q&A-rapport kan exporteras till ett kalkylblad. 
• Granulär åtkomst till trådar. Med den här funktionen kan administratörer kontrollera åtkomsten till konfidentiella diskussioner genom att ge detaljerad åtkomst till trådar och bilagor. På så sätt får användarna bara tillgång till de forum som de deltar i.

FAQ