Hur man skapar ett virtuellt datarum: Kom igång-guide för nybörjare

Virtuella datarum sparar mycket tid och kraft för företagen när de ska göra affärer, samtidigt som de ger deltagarna alla de verktyg som behövs för effektivt teamarbete, smidig due diligence och en säker plats för konfidentiell information.

I den här guiden får du veta mer om utmaningarna med att skapa ett virtuellt datarum, hur du gör för att skapa ett datarum på rätt sätt och några av de bästa metoderna för att maximera användningen av datarummet.

Utmaningar i samband med installationen av ett virtuellt datarum

Även om oöverträffad säkerhet och intuitivitet är en självklarhet för virtuella datarum, kan teamen fortfarande ställas inför utmaningar när de ska välja och konfigurera programvaran. Därför bör du känna till de primära problemen för att kunna hantera dem framgångsrikt.

• Efterlevnad av bestämmelser. Den största fördelen med efterlevnad är att det minskar risken för böter, straffavgifter, rättsliga förfaranden eller nedläggning av ditt företag. Om du till exempel struntar i säkerhetsåtgärderna riskerar du att få dryga böter av myndigheterna.
  Ju mer avancerad datarumsprogramvara, desto mer efterlevnad kan du dra nytta av, oavsett bransch. De säkraste onlinelagren uppfyller vanligtvis kraven i GDPR, ISO/IEC 27001, SOC och HIPAA.
• Användaranpassning. Förutom att veta hur man skapar ett datarum måste man också ta hänsyn till saker som avgör hur snabbt och smidigt användarna kommer in i systemet. I synnerhet om datarummets gränssnitt, dokumentnavigering och samarbetsverktyg är intuitiva.
  För att förhindra prestandaförsämring på grund av dålig användaranpassning, testa programvaran för användarvänlighet, tilldela superanvändare att hjälpa andra, genomföra systemanvändarutbildning och tillhandahålla support efter implementeringen. Vissa datarumstjänster hjälper team med onboarding och vidare användning av virtuella datarum 24/7.
• Inställningar för behörighet. Med datarum kan du bevilja åtkomst så att alla bara kan se de dokument de behöver. På så sätt kan ett obegränsat antal användare arbeta på din plattform utan risker för datasäkerhet och integritet. Dessutom kan du alltid redigera mapp- och filbehörigheter senare vid behov. Administratörer kan ställa in behörigheter för gruppmedlemmar, överordnade mappar och mycket mer.
  Utmaningen är att fel i inställningarna för åtkomsträttigheter kan orsaka läckor och ekonomiska förluster. Lyckligtvis tillåter leverantörerna att man tittar på datarummet genom en annan användares ögon med funktionen för användaridentitet.

Steg för att skapa ett datarum

Ett virtuellt datarum är säkert en säker miljö för lagring och utbyte av konfidentiella dokument och projektledning under due diligence och andra komplexa affärer. Lösningens effektivitet beror dock till stor del på hur väl du ställer in den.

Så hur förbereder man sitt datarum på ett sätt som ger maximal nytta? Följ stegen nedan och få det du behöver.

1. Välj en leverantör av virtuella datarum

Även om VDR-system följer samma installationsprocedurer har inte alla leverantörer samma extrafunktioner, kostnader eller kundsupportalternativ. Det är viktigt att välja en leverantör som passar dina behov perfekt. Utbudet är ganska stort, men det är inte så svårt att fatta rätt beslut om du sammanställer en kortlista med några företag som bäst passar dina affärsbehov. Här är de kriterier du kan använda när du letar efter en leverantör av datarum:

• Din bransch. Även om det finns många mångsidiga leverantörer, börja med varumärken som erbjuder skräddarsydda lösningar för företag inom ditt verksamhetsområde för att se till att datarummet har alla nödvändiga certifikat och funktioner.
• De funktioner du behöver. Medan vissa företag klarar sig bra utan avancerade funktioner som anpassning och inbyggd AI, kan andra känna sig begränsade om ett virtuellt datarum saknar specifika verktyg.
• Budgeten. Det är viktigt att ha ytterligare verktyg ombord, men räkningen för datarummet bör inte vara en börda för ditt företag.
• Recensioner. Leverantörer kommer alltid att berätta alla de bästa sakerna om sin produkt. Dyk ner i verkliga recensioner och kundutlåtanden för att se den större bilden.

Och när du väl har hittat den perfekta lösningen ska du inte stressa. Använd först den testperiod eller demoversion som leverantören erbjuder för att se om programvaran verkligen passar dina behov.

2. Förbered dokumenten

Idag har de flesta företag redan digitaliserat sina känsliga dokument. För sådana företag kommer det inte att vara något problem att förbereda filerna för uppladdning och ta reda på vilka som ska in i datarummet.

Men du bör ändå dubbelkolla om några fysiska papper finns kvar – om du tror att du kan behöva dem i ditt datarum, digitalisera dem. Se till att alla dokument är uppdaterade, och om de har skannats, kontrollera att all information är fullt synlig.

Eftersom de flesta leverantörer av datarum tillåter användare att skapa flera arbetsytor måste du ge olika projekt tydliga och sunda namn som inte låter dig blanda ihop dem. Helst vill du ha en separat arbetsyta för det interna dokumentunderhållet om du ska använda ett virtuellt datarum, inte bara under affärer. Om du har en sådan arbetsyta i ditt VDR är det viktigt att både du och dina medarbetare kan skilja den från andra projekt så att ingen ger tredje part tillgång till mycket konfidentiella filer.

3. Ladda upp och organisera filer

Moderna datarum erbjuder en dra-och-släpp-funktion som gör det möjligt för användare att ladda upp dokument i bulk utan krångel. Med den här funktionen kan du flytta hela fil- och mappstrukturhierarkin om du redan har en sådan på din enhet. Det virtuella datarummet kommer sedan att indexera dem automatiskt och du har en arbetsyta som är redo att användas.

Dessutom går det snabbt och smidigt att arbeta med dokument tack vare dokumentvisaren, som gör att du kan visa textbaserade dokument och Excel-filer direkt på plattformen.

Du kan också skapa en filstruktur i VDR för att organisera och klassificera dokument. Skapa separata mappar för att gruppera dokumenten när du laddar upp filer. Du kan till exempel ge dina mappar följande namn:

• Allmänna företagsdokument
• Aktiekapital och värdepapper
• Ekonomi och skatter
• Fysisk egendom och tillgångar
• Immateriella tillgångar

Naturligtvis kommer dokumenttyperna för datarummets mappstruktur att variera beroende på om du behöver det för en due diligence-process eller en fastighetstransaktion. Denna struktur är en utmärkt riktlinje för organisationen av din arbetsyta om du använder ett datarum för dokumentunderhåll.

4. Anpassa gränssnitt, e-postmeddelanden och avtal

Vissa leverantörer låter dig anpassa de virtuella datarummen och e-postinbjudningarna med ditt företags färger och logotyp. Använd denna funktion för att skapa en smidig upplevelse för tredje part och göra ett gott intryck. Vissa leverantörer låter också användare anpassa sekretessavtal som inbjudna parter måste underteckna innan de får tillgång till datarumsprogramvaran. Det är en viktig funktion eftersom dessa avtal gör att du kan skydda dina dokument ännu bättre.

Dessutom erbjuder avancerade leverantörer vanligtvis funktioner för att anpassa vattenstämplar med färger och mönster efter din smak. Med den bästa programvaran kan du dessutom anpassa sidhuvud och sidfot för PDF-filer som kan laddas ner eller skrivas ut.

5. Lägg till anställda

Beroende på vilket pris du väljer för ditt virtuella datarum kan du lägga till ett visst antal administrativa användare i datarummet. Bestäm vilka du kan lita på när det gäller känslig information och lägg till dessa teammedlemmar i arbetsytan. Du kan sedan bjuda in användare som inte behöver ha kontroll över papper för att arbeta med dem – du kan ge sådana användare endast visningsbehörighet.

När det gäller filbehörigheter kan de variera beroende på leverantör, men några exempel på vanliga behörigheter inkluderar visning, nedladdning av original, nedladdning och redigering:

• Visa – användare kan visa filer med en vattenstämpel
• Ladda ner originalfiler – användare kan visa, skriva ut och ladda ner originalfiler utan vattenstämpel
• Nedladdning – användare kan skriva ut och ladda ner vattenmärkta dokument
• Redigering – användare kan redigera index, ladda upp dokument, flytta, skriva över, byta namn på och radera filer

6. Fyll i avsnittet Frågor och svar

Med den här funktionen kan du besvara alla vanliga frågor före affären för att skapa någon form av kunskapsbas. Sedan kan du utse någon som ska ansvara för Q&A-sektionen under avtalet. Denna person måste svara på alla nya frågor från tredje part så snabbt som möjligt för att påskynda affären.

7. Bjud in tredje parter

När du närmar dig en affär kan du bjuda in potentiella köpare, partners eller myndigheter till datarummet. Leverantörer av säkra datarum erbjuder detaljerade användarbehörigheter som gör att du kan styra vilka nivåer av åtkomst som efterfrågade användare har.

Dessutom kan administratörer skapa grupper utifrån användarnas roller och ge dem specifika funktioner och åtkomstnivåer. På så sätt blir projekthanteringen enkel, säker och effektiv även om dussintals personer är inblandade. Och som ett resultat kan du skydda dina filer från alla oönskade hot.

8. Kontrollera användaraktivitet och få insikter

Ett virtuellt datarum ger dig rapporter som ger dig en tydlig bild av användaraktiviteten. Du kan granska statistiken för att upptäcka misstänkt beteende och undvika dataläckage. Rapporterna kan också ge dig användbara insikter om hur du kan presentera ditt företag bättre under affären. Och när processen du går igenom är över kan du studera rapporterna igen för att se hur du kan förbättra arbetsflödet under nästa affär.

För djupgående och bekväm spårning bör leverantören av virtuella datarum erbjuda:

• Fullständiga verifieringskedjor i en utskriftsvänlig version för presentationer vid möten
• Spårning med information om nedladdningar, utskrifter, visningar och hur länge filen har visats
• Gruppöversiktsrapporter med uppgifter om antalet inloggningar, ställda frågor och svar, tillåtna och åtkomliga filer
• Färgkodade rapporter som visar de mest aktiva medlemsgrupperna och de mest intressanta datarummen

Bästa praxis för att bygga datarum 2023

Nu när du vet hur du skapar ett datarum är det dags att lära dig de bästa metoderna för att stärka ditt dataskydd med säkerhetsinställningar och bättre arbetsflödeshantering.

Implementering av användarbehörigheter

För att bygga datarum som är säkerhetsorienterade måste du besluta om åtkomsträttigheter för administratörer, företagsanställda, investerare, kunder, finansiella rådgivare och andra tredje parter.

Eftersom det kan kännas krångligt ger vi här några exempel på användargrupper och behörigheter. Observera dock att de kan skilja sig åt beroende på affär och bransch. Den klassiska strukturen inkluderar dock:

• Administratör. Dokumentlagringen, användarhanteringssidan och fliken för filbehörigheter är helt under denna persons kontroll. Administratörer kan lägga till dokument, tillåta vanliga användare att bjuda in nya användare, dölja medlemmar från varandra och i allmänhet kontrollera alla processer i ett datarum.
• Ledning. Företagsledare har vanligtvis tillgång till alla data men är inte tilldelade några administrativa skyldigheter.
• Anställda. Anställda kan delas in i åtkomstgrupper baserat på vilka dokument de behöver för sitt arbete. Vanligtvis kan enskilda användare eller grupper ladda upp filer, redigera innehåll, dela och byta namn på filer.
• Ekonomi. Alla finansiella dokument måste vara tillgängliga för användare som hanterar den finansiella sidan av transaktionen.
• Investerare. Potentiella investerare behöver fri tillgång till skatteinformation, balansräkningar, resultaträkningar och annat som är relaterat till checklistan för due diligence. När det gäller etablerade investerare måste VDR-administratören ge dem tillgång till strikt konfidentiell information.
• Kunder. Normalt har denna användargrupp endast åtkomst till klientfiler och mappar. De specifika åtkomsträttigheterna beror dock på det enskilda användningsscenariot.

Kryptering av data

Datakryptering är en säkerhetsteknik som kodar data och gör dem synliga endast för den som har rätt krypteringsnyckel. Här följer några tips om hur du använder kryptering i ditt datarum:

• Kryptering i vila och under överföring. Det finns ingen anledning att aktivera eller inaktivera kryptering under överföringen – det erbjuds vanligtvis som standard. Vissa leverantörer erbjuder dock inte kryptering i vila som standard och kan kräva en extra procedur för att aktivera den. Du bör kontakta din leverantörs kundtjänst för att klargöra detta.
• Kundhanterade krypteringsnycklar (CMEK). Du kan också få kontroll över krypteringsnycklarna, vilket är en extra säkerhetsåtgärd som kallas Customer-Managed Encryption Keys (CMEK). Med det här alternativet kan du kontrollera data i molninfrastrukturen tillsammans med privata krypteringsnycklar. Dessutom kan du välja var krypteringsnycklarna ska lagras och vilken programvara som ska användas för att hantera dem.

Övervakning av aktiviteter

Det är viktigt att ställa in aktivitetsmonitorer, eftersom du bör ha ett manipuleringssäkert revisionsregister över alla datarumsaktiviteter för företagsinformation och försvar mot rättsliga anspråk.

Revisionsspår erbjuds vanligtvis som standard, men du kan ställa in automatiska rapporter baserade på datarumsaktivitet och aktivera realtidsaviseringar:

• Automatiska rapporter. En av de bästa övervakningsmetoderna är att hålla viktiga projektledare informerade genom att skicka anpassningsbara aktivitetsrapporter till dem enligt specifika återkommande scheman. Mottagarna kan i sin tur samla in viktig information genom att analysera sammanfattningar av aktiviteter för ett företag och särskilda platser i datarummet, användare och åtkomstgrupper.
• Meddelanden i realtid. En annan värdefull metod är realtidsaviseringar, som gör det möjligt för administratören att känna till åtgärderna för ett visst dokument. Så om en tredje part visar, redigerar, laddar ner eller delar samma filer flera gånger kommer administratören att få reda på det direkt genom att ta emot ett e-postmeddelande.

Installation av virtuellt datarum: Viktiga takeaways

Låt oss nu sammanfatta viktiga lärdomar från artikeln:

• Användare kan stöta på utmaningar under förberedelserna av datarummet, t.ex. efterlevnad av regler, användaranpassning och behörighetsinställningar.
• Att konfigurera ett virtuellt datarum på rätt sätt är avgörande för att få ut mesta möjliga av dess fördelar – önskan är inte raketforskning, eftersom många datarumsleverantörer erbjuder en checklista för due diligence som kan användas för att effektivisera förberedelserna för due diligence eller någon annan komplex affär.
• Några av de bästa metoderna som rekommenderas för effektiv och säker användning av programvara för virtuella datarum är att ställa in användar- och filbehörigheter, datakryptering och aktivitetsövervakning.

Om du vill veta mer om leverantörer av datarum – välkommen till vår huvudsida och utforska några av de bästa marknadsexperterna och de säkraste leverantörerna av datarum i branschen.

Category

Blog

FAQ