Virtual Data Room för Fusioner Och Förvärv

Vad är fusioner och förvärv?

Fusioner och förvärv (på engelska kallat M&A, för Mergers & acquisitions) är när två eller flera företag går samman för att bilda en affärsenhet. Förfarandet kan ta några månader till flera år och består av faser undersökning, tillbörlig aktsamhet och integration efter sammanslagningen. 

Förberedande fas

I början av F&F-processen definierar en säljare vad de förväntar sig av integrationen med det andra företaget och sätter kriterier för potentiella köpare. Senare kontaktar de företag som uppfyller kriterierna, gör en ömsesidig utvärderingsanalys och erbjuder en lämplig kandidat.

Företagsbesiktning

När den potentiella köparen accepterar erbjudandet gör de en grundlig analys av säljarens tillgångar, skulder, finansiella mätvärden, kundbas, personal och mer. Syftet är att se till att F&F-transaktionen kommer att ge det förväntade värdet.

Integration efter sammanslagning

Efter framgångsrik företagsbesiktning kombinerar integrationsprocessen två företag till ett. F&F-deltagarna integrerar sina kunskapsbaser, kombinerar teknik och system, beslutar om gemensamma interna policies och företagskultur, organiserar nya avdelningsstrukturer med mera.

data rooms for M&A

Så här förbättrar virtual data room F&F-arbetsflödet

Förbättrat skydd

Den säkerhetsnivå som erbjuds av de bästa virtual data room för sammanslagningar och förvärv liknar mycket hur finansiella tjänster skyddar deras tillgångar.

De är kompatibla med internationellt erkända säkerhetsstandarder och krypterar all dina data och implementerar de senaste cybersäkerhetsmetoderna, från flera brandväggar till tvåfaktorsautentisering. Dessutom, med hjälp av inställningsbara behörigheter för åtkomst, kommer du att kunna kontrollera vilka tredje parter som ser vilka dokument.

Minskad tid och kostnad

När ditt data room för F&F är tillgängligt på resa behöver du inte spendera en förmögenhet för att upprätthålla ett fysiskt datacenter – för att inte tala om att dina köpare sparar på resekostnader.

Dessutom, på grund av olika avancerade funktioner, automatiserar en VDR många processer, vilket gör det mycket enklare och snabbare att hantera dokument och hantera problem. Dessutom kan du hantera flera erbjudanden i din virtuella arbetsyta. 

Förbättrad kommunikation

Med alla nödvändiga dokument till hands behöver köpare inte resa till ditt fysiska data room när de behöver mer information – de kan kontakta dig med en fråga eller en begäran när som helst. Detta gör att du kan samarbeta med företag från hela världen samtidigt. Dessutom kan du effektivisera kommunikationsflödet med hjälp av Q&A- och livediskussionsfunktionerna.

data room M&A, M&A, virtual data rooms for mergers and acquisitions, M&A data room

Så här förbereder du datarummet

Ladda upp filer

Med en överlägsen F&F-data room leverantör är förberedelseprocessen för data rooms enkel och snabb. Du drar och släpper helt enkelt de nödvändiga filerna och mapparna i uppladdningsfönstret. Se bara till att dina dokument är korrekta och uppdaterade.

Strukturera filsystemet

För att göra det möjligt för dina köpare att hitta alla dokument de behöver snabbt strukturerar du ditt filsystem. Skapa dessutom en separat mapp med alla icke-konfidentiella dokument som krävs av alla i början av F&F och en mapp med mycket konfidentiella filer som har sparats av den övre ledningen innan affären stängs.

Bjuda in deltagare till data room

Så snart ditt filsystem är klart, är det bara att välkomna intressenterna. Oavsett hur många användare du bjuder in tillåter ett data room dig att tilldela olika åtkomstbehörigheter till rätt personer som kan visa, ladda ner och skriva ut vilka filer. På så sätt kan du effektivisera processen och förhindra potentiella dataläckor.

Kriterier för att välja ett data room för F&F

Säkerhetsfunktioner 

Även om virtuella data rooms är kända för sin förbättrade säkerhet varierar skyddsnivån från leverantör till leverantör. Så se till att din VDR erbjuder hela omfattningen av dataskyddsfunktioner, till exempel:

  • Tvåfaktorsautentisering
  • Flera åtkomstnivåer till dokumenten, inklusive begränsat visningsläge där en användare bara kan se en del av ett dokument
  • Dynamiska vattenstämplar som visas i dokument när någon visar, skriver ut eller hämtar dem

Säkerhetsefterlevnad 

När du väljer din VDR-leverantör, se till att:  

  • De är ISO27001- och SOC2-kompatibla
  • De använder fysisk säkerhet, tvåfaktorsautentisering och avancerad övervakning för att skydda sina datacenter
  • De bedömer regelbundet tillförlitligheten hos sin produkt med hjälp av oberoende experter och följer de senaste internationella metoderna för mjukvaruutveckling  

Rapporter 

I virtual data room kan du spåra alla åtgärder, definiera de mest aktiva grupperna och identifiera de vanligaste dokumentavsnitten.

En inbyggd rapportering och analys som denna hjälper dig att fatta uppdragskritiska beslut innan det är för sent. Om köpsidans representanter till exempel spenderar för mycket tid på vissa dokument har de förmodligen problem, vilket du kan ta itu med proaktivt.

Användarvänlighet 

En typisk F&F-transaktion innebär att dela och granska tusentals dokument. Ett lättanvänt virtual dataroom med olika datastruktureringsfunktioner kan påskynda denna process avsevärt. Leta efter en VDR som erbjuder följande funktioner:

  • Stöd för olika filformat
  • Flerspråkig åtkomst 
  • Mobilvänligt användargränssnitt
  • Genomrullningsfunktionalitet som gör att du enkelt kan gå vidare till följande dokument
  • Stöd för många plattformar, inklusive iOS och Android
  • Massinbjudningar

Integrerad Q&A

Att använda e-post för att svara på flera frågor från köpsidan medför problem som risk för dataläckage och eventuell förvirring om vem som har sett vad. Tänk istället på VDR:n med Q&A-funktionen. 

Det gör att du kan styra Q&A-processen genom att sortera frågor baserat på grupper, mappar och expertområden. Du kan också generera rapporter för att se vilken typ av problem användarna står inför oftast. Baserat på den här informationen kan du skapa sökbara faq-listor för att undvika att svara på samma frågor. 

Kundanpassning

En virtuell arbetsyta som är knuten till ditt företags varumärkesfärger och logotyp kommer säkert att skilja dig från resten. Med tanke på det, leta efter ett data room med en överlägsen anpassningsfunktion. 

För utom att ge dig en konkurrensfördel kommer det också att minska manuellt arbete, så att du kan anpassa dina dokument med vattenstämplar, sidfötter och sidhuvuden automatiskt.

F&F är en komplex transaktion, och för att inse det behöver du det bästa virtual data room med de flesta av de egenskaper som anges ovan. För att förenkla valprocessen, se gärna vår topplista över data room leverantörer

TOP 3 Data Rooms
2. Intralinks
intralinks
Läs recension
3. Datasite
merrill logo
Läs recension
To top