Virtual Data Rooms för Företagsbesiktning

Vad är företagsbesiktning?

Företagsbesiktning (på engelska kallat due diligence) innebär en grundlig undersökning av fakta och data som är relevanta för en transaktion. I en potentiell investering eller fusioner och förvärv (F&F) genomförs den för att skydda inblandade parter från oönskade och oväntade skulder.

Undersökningen kan vara operativ, juridisk, teknisk, miljömässig, skattemässig, ekonomisk eller finansiell till sin natur.

Varför säljare behöver företagsbesiktning

När du utför företagsbesiktning faller huvuddelen av ansvaret på köparen. Men säljare är kloka nog att genomföra sina egna undersökningar. På så sätt kan de identifiera problem och fixa dem innan köparen engagerar sig, vilket ger dem mer utrymme för att förhandla om gynnsamma villkor.

Varför köpare behöver företagsbesiktning

Köpare behöver företagsbesiktning för att säkerställa att de får en affär som är värd sin investering. Det hjälper till att förhindra exponering för oväntade finansiella och juridiska risker. En grundlig utredning ger dem den säkerhet de villförsegla avtalet medsinnesfrid.

dataroom due diligence

Företagsbesiktning: Ett avgörande steg i M&A 

I F&F-transaktioner gör företagsbesiktning det möjligt för köparen att kontrollera och verifiera relevant information om det företag de vill förvärva. Processen startar efter att avsiktsförklaringen (LOI) har undertecknats.

Företagsbesiktning syftar till att förse köparen med all information de behöver för att fatta rätt beslut. Om företagsbesiktningsteamet hittar några problem måste de bestämma om de ska överge affären eller ändra den. Men om allt ser bra ut kan köparen och säljaren fortsätta med transaktionen.

Företagsbesiktningsteamet  

Den komplexa företagsbesiktnings-processen omfattar kombinerade insatser från följande yrkesverksamma och intressenter:  

  • investerare 
  • advokater 
  • Revisorer
  • Konsulter
  • Professionella företagsförvärv
  • Tjänsteleverantörer

Begäranden om data

De potentiella investerarna kommer att kontrollera alla aspekter av verksamheten för att se till att de får en bra affär. Var redo att tillhandahålla detaljerade uppgifter, inklusive:

  • Tillstånd, licenser eller andra statliga tillstånd
  • Hyresavtal
  • En detaljerad lista över ägda fastigheter
  • Avtal om immateriella rättigheter
  • Bokslut
  • Historiska kassaflöden
  • Månatliga kontoutdrag
  • Skattedokumentation
  • Anställningsavtal 
  • Kompensationsrapporter
  • Information för aktieägare
  • IT-system och IT-nätverk
  • Väsentliga kontrakt
  • Skatter
  • Försäkringsinformation
  • Rättstvisthistoria

Varför använda ett virtual data room?

Företagsbesiktningsprocessen involverar flera personer som arbetar med en myriad av konfidentiella dokument och känsliga uppgifter. Utan lämpliga försiktighetsåtgärder kan denna fas av F&F allvarligt äventyra datasäkerheten.

Det är där ett virtual data room kommer in i bilden. Det ger en säker plats för alla parter att lagra och distribuera konfidentiella dokument och information. 

Genom att säkerställa dataskydd på hög nivå underlättar ett data room smidig kommunikation och säkra dokumentutbyten mellan parter på säljarsidan och på andra sidan. Rätt personer får enkel tillgång till relevanta data och kan dela rapporter och framsteg utan att oroa sig för dataintrång.

Ett virtual data room hjälper till att säkerställa att företagsbesiktningen görs noggrant och snabbt.

data room due diligence

Kriterier att tänka på när du väljer ett data room  

Alla virtual data room skapas inte lika. Du måste vara uppmärksam på måste-ha-funktionerna för en framgångsrik företagsbesiktningsprocess.

Säkerhet

För att förhindra dataintrång väljer du ett data room för tillbörlig aktsamhet som ger avancerad datasäkerhet. Det måste säkerställa dokumentskydd med funktioner som 256-bitars kryptering, fjärrförstöring, automatisk vattenstämpling, begränsat visningsläge, säker kalkylbladsvisning, detaljerade åtkomstprinciper och antivirusskydd.

Full tillgång är ett måste. Datarummet bör tillhandahålla en unik behörighetsprofil till användare som endast ger åtkomst till specifika filer och mappar. Den bör också spåra användaraktiviteter och tillhandahålla granskningsloggar.

Säkerhetsefterlevnad

Men hur ser du till att data room är så säkert som det påstår sig vara?
Tillåt tredjepartscertifieringar att kommunicera. Välj en leverantör som är ISO27001-certifierad, SSAE 16-certifierad, HIPAA-certifierad och SOC2-kompatibel. De bör också följa internationella standarder, till exempel OWASP och Microsoft Secure Development Lifecycle.

Användarvänlighet

Gör det enkelt för användare med varierande professionell bakgrund och tekniskt kunnande att använda data room för företagsbesiktning. Plattformen bör tillhandahålla ett intuitivt gränssnitt som säkerställer att vem som helst kan använda det utan att kräva intensivträning.

Data room måste vara tillgängligt från alla enheter. Det bör inte heller kräva plugin-program eller specifik programvara och måste vara kompatibelt med Windows, macOS, Android och iOS. Dessutom måste den ha ett responsiv användarinterface som fungerar sömlöst på mobila enheter.

Flerspråkigt stöd

Ditt företagsbesiktningsteam kan involvera personer av olika nationaliteter. Se till att ditt data room har de nödvändiga flerspråkiga funktionerna för att ta emot användare från olika etniska och geographical bakgrunder. Detta är särskilt viktigt för gränsöverskridande F&F-affärer.

Integrerad frågestund och chatt

Företagsbesiktningsprocessen involverar komplexa transaktioner som kan väcka många frågor. Gör utbytet enkelt genom att välja ett virtual dataroom som ger ett effektivt sätt att ställa frågor och ge svar. Ert data room för företagsbesiktning bör också möjliggöra säkra chattar för sömlös kommunikation.

Gratis demo

Ett av de bästa sätten att se till att du använder det bästa dataroom för företagsbesiktning för dina behov är att använda det. Du kanske vill prova plattformen innan du engagerar dig i den, och en gratis demo låter dig göra just det.

När du väljer en perfekt leverantör för ert virtual dataroom kan du välja mellan de bästa data room som vi har valt noggrant genom VARious-kriterier.

TOP 3 Data Rooms
2. Intralinks
intralinks
Läs recension
3. Datasite
merrill logo
Läs recension
To top