Virtual Data Room erbjuder ett flertal dokumentfunktioner som skyddar dina företagsdokument och känsliga data. Dokumentsäkerhetsfunktioner sträcker sig från vattenmärken till kryptering av data i lagringsplatser med klientstyrda krypteringsnycklar.
Dynamiska vattenstämplar
Dynamiska vattenmärken läggs automatiskt in i varje dokument som laddas från det virtuella datarummet. Ett vattenstämpel kan innehålla nedladdningsdatum, projektnamn, namn och till och med IP-adressen för den person som laddat upp dokumentet.
Dokumentets varaktighet
Ibland kallas ”auto-disable dokument” eller ”fjärradering”, gör den här säkerhetsfunktionen du avbryta när som helst rätt att få tillgång till dokumentet, även efter att en användare laddar ner en fil. Den här säkerhetsfunktionen för dokument hjälper till att förhindra obehörig distribution av dokument.
Begränsad vy
Den här säkerhetsfunktionen för dokument låter dig blockera delar av skärmen när du tittar på ett dokument i en webbläsare. Detta bidrar till att förebygga säkerhetsbrott som oönskad visning på offentliga platser, kamerabaserade attacker eller skärmupptagning.
256-bitars SSL-kryptering
256-bitars AES SSL-kryptering är guldstandarden för webbbank och e-handelstransaktioner. Leta efter en hög standard eller datakryptering när du överför data till och från ett virtuellt datarum, eller när du lagrar data i den.
Begränsningar av åtkomst till dokumentet
I dokumentets säkerhetspolicy kan du ange anpassade säkerhetsnivåer för dokument. För varje dokument i det virtuella datarummet kan du ange rättigheterna att visa, dela, redigera eller ladda originalet eller dokumentet med vattenstämplar. Funktionen för Print Screen-knappen kan också begränsas. För varje användare av det virtuella datarummet kan du ange åtkomsträttigheterna till dokumenten.
Säkerhetskopiera data
Säkerhetskopiering av data lägger till ytterligare en nivå av dokumentsäkerhet, vilket säkerställer att dokument som laddas upp till det virtuella datarummet aldrig kan gå vilse eller förstöras. Leta efter ett virtuellt datarum, som erbjuder en säkerhetskopiering av filer via krypterade VPN-tunnlar i realtid.
Skanning efter virus
Virtuella datalokaler skannar automatiskt alla nedladdade dokument för virus eller andra defekter. De flesta virtuella datalokaler tillåter dig inte att ladda ner filer med defekter.
Kryptering när du sparar / öppnar
Krypterings läge när du öppnar dokumentet ska krypteras automatiskt vid öppningen för att förhindra obehörig åtkomst till ett oskyddat nätverk. I krypteringsläget när du sparar är dokumenten skyddade under lagring, de blir oläsliga för obehöriga parter.
Virtuella datalokaler finns i fysiskt säkra datacenter med många säkerhetsåtgärder som begränsar tillgången till konfidentiella data.
Certifikat SOC 2
SOC 2 – är ett datacenter certifiering, vilket ger den bästa positionen av interna rutiner för att kontrollera säkerhet, tillgänglighet och sekretess din virtuella datalager.
Certifikat ISO 27001
ISO 27001: 2013 är den strängaste internationella certifieringen av informationssäkerhet inom IT-sektorn. Denna standard säkerställer att lämpliga kontroller hjälper till att förhindra säkerhetshot eller sårbarheter.
SSAE 16 certifikat
Förordning om standarder för överensstämmelse med revisionen. 16 (SSAE 16) är en av de strängaste standarderna som kräver kontroll av intern kontroll över den finansiella rapporteringen. Den mest efterfrågade för virtuella rum data för att absorbera och sammanslagning, certifiering SSAE 16 är att det virtuella datarummet är kompatibel enligt SarbanesOxley (SOX).
Datacenterets säkerhet
Datacenter använder fysisk säkerhet, strikt tillgång politik, inklusive biometriska registersystem, beväpnad säkerhet och övervakning, säker lagring och stängsel, med tillgång till en avbrottsfri strömförsörjning autentisering, för att säkerhetskopiera och system förhindrar bränder / översvämningar i datacenter.
Att ge tillgång till rätt personer är en integrerad del av en effektiv plattform för virtuella datalokaler. Tillstånd ska övervakas noggrant, och åtkomst och begränsning av åtkomst måste hanteras ordentligt. Politik och funktioner för att skydda mot obehörig åtkomst hindrar utseendet på säkerhetshål, stoppa obehörig inloggning eller blockera åtkomst till vissa bitar av information.
Tillgång från mobila enheter
Ett virtuellt datarum kan ge kontroll över tillgången på säkra dokument via mobila enheter och erbjuder specialiserade applikationer.
Multifaktorkontroll
Den här säkerhetsåtkomstfunktionen lägger till ett annat skyddslag, vilket kräver att användarna kontrollerar deras identitet på en annan enhet för att komma åt datalokalet. Detta steg hindrar åtkomst till datalokalet från hackade eller stulna enheter.
Gruppbehörigheter
Ägaren till det virtuella datarummet kan skapa grupper med fördefinierade uppsättningar av tillståndsnivåer. Den här funktionen underlättar användarhanteringen och lägger till en extra säkerhetsnivå.
Flera nivåer av användarbehörigheter
Virtual Data Room Administratörer kan ställa in dokumentåtkomstnivåer för olika användare och användargrupper, vilket bidrar till att förbättra datasäkerheten och tillhandahålla auditerbar aktivitetsspårning i datalokalet.
Detaljerad tillgång
Den virtuella dataromadministratören kan ge detaljerad åtkomst till datalokalet eller rollbaserat. Med detaljerade behörighetsinställningar kan du styra vem som har åtkomst till varje fil eller mapp, baserat på användarens roll i transaktionen eller positionen i företaget.
Tillstånd på två nivåer
Tillstånd på två nivåer ger en extra skyddsnivå. Användare kan logga in med ett lösenord och en unik kod skickad till användarens mobiltelefon.
Det virtuella datarummet ger omfattande möjligheter att upprätthålla rapporter och revisionsloggar för varje åtgärd eller aktivitet som uppträder i datalokalet. Administratörer kan övervaka alla åtgärder som utförs med filer.
Revisionsloggar
Revisionsloggen är en kronologisk post över allt som skickades, visades eller hämtades i ett virtuellt datalokal. Alla handlingar med filer är registrerade, inklusive filbläddring, säker nedladdning, utskrift och nedladdning.
Detaljerade rapporter om datalokaler
Varje post och varje åtgärd i det virtuella datarummet är markerat med en tidsstämpel och dokumenterad. Automatiska revisionsrapporter skickas automatiskt till systemadministratören vid slutet av en viss period.
Styrning av dokumentversioner
Versionskontroll gör det möjligt för administratörer att styra automatisk lagring av dokumentinställningar. Beroende på inställningarna kan användarna spåra alla ändringar i versionshistoriken och alltid ha den senaste versionen av dokumentet.
meddelande
Administratörer av virtuella datalokaler och användare kan, beroende på deras behörighetsnivå, få meddelanden när de uppdaterar dokument eller hämtar nya filer.
Användargränssnitt funktioner förenklar processer och påskyndar de dagliga uppgifterna, och eliminerar också inlärningskurvan för användare.
Företagets webbplats
Leta efter en leverantör som anpassar utseendet på det virtuella datalokalet med egna färgscheman och företagslogotypen.
Bulkuppladdningar
Med massuppladdningar och nedladdningar kan du importera eller exportera flera filer eller mappar samtidigt. Leta efter en säljare för ett virtuellt datarum som inte anger gränser för storleken på de uppladdade filerna.
Dra och släpp funktionen
Drag-och-släpp-funktionen låter användarna nästan fånga filer från sin enhet och överföra dem till ett virtuellt datarum för automatisk nedladdning.
Fulltextsökning
Den avancerade sökfunktionen för fulltext ger dig möjlighet att enkelt hitta dokumenthuvud, metataggar och innehåll för specifika sökord som är relaterade till din sökning, även i skannade dokument.
Inbäddning av dokumentreferenser
Tillåter användarna att infoga länkar från ett dokument till ett annat, och även att utbyta länkar till innehållsrumsinnehållet med andra behöriga användare.
Microsoft Office Integration
Integration med Microsoft Office gör att användare enkelt kan ta emot och lagra filer från Word, Excel och PowerPoint i ett skyddat virtuellt datarum.
Avsnittet ”Frågor och svar”
Avsnittet Frågor och svar är ett virtuellt datarumsområde där användare kan fråga andra användare eller datahanteringsansvariga om något dokument i datalokalet. De nyaste virtuella datalokalerna erbjuder också möjlighet att skapa en statisk del av vanliga frågor, där användare kan få svar på de vanliga frågorna.
Rulla igenom dokumentvyer
Rullningsfunktionen låter dig navigera genom mappen, bläddra i dokument i en mapp och hålla ett dokument öppet. Den här funktionen sparar mycket tid för användare som behöver lära sig mappar som innehåller hundratals dokument.
Tack vare en säker transaktionshanteringsplattform kan alla enheter omedelbart bli en arbetsyta. Filer som lagras säkert i ett virtuellt datarum har möjlighet att omedelbart använda varje sida av en transaktion genom tillståndsportaler. Meddelanden i realtid ger snabba uppdateringar om aktiviteten för de senaste transaktionerna.
Appar för iPad och iPhone
Den virtuella datarumplattformen ska utformas för att fungera på vanliga enheter: från datorer till surfplattor och smartphones, och är särskilt utformade med dessa enheter i åtanke.
Flera enheter stöd
Vissa leverantörer av virtuella datalokaler samarbetar med tillverkare av populära applikationer för att förbättra prestanda, men mer avancerade virtuella rumsdatoperatörer erbjuder sina användare speciella applikationer för iOS, Android, Blackberry och Windows.
Mobilenhetens gränssnitt
Gränssnittet optimerat för mobila enheter gör det möjligt för användare att enkelt komma åt dokument och andra filer i ett virtuellt datarum från mobila enheter.
Flerspråkigt stöd
Ett flerspråkigt användargränssnitt hjälper användare från olika länder att komma åt det virtuella datalokalet på sitt eget språk, medan mer avancerade leverantörer av virtuella datalokaler också erbjuder flerspråkig dokumentindexering.
Plugins är inte nödvändiga
Virtuella datalokaler ska låta dig skicka och visa dina data utan att behöva installera ytterligare program från tredje part eller plugin-program på dina enheter.